Studie des Soldan Instituts

Die Qualität interner Kommu­ni­kation in Anwalts­kanz­leien

Sprechblase mit Fragezeichen: Wie bewerten Rechtsanwälte und ihre Mitarbeiter die Qualität der internen Kommunikation in ihren Kanzleien? Sind sich alle einer Meinung?

Das DAV-Expertenforum ReNo am 19. September 2019 hat gezeigt, dass die Anwaltschaft vor erheblichen Herausforderungen steht, um die Zukunftsfähigkeit der ReNoPat-Berufe sicherzustellen. Das Soldan Institut umrahmt die Veranstaltung mit Beiträgen, die ausgewählte Erkenntnisse aus einer Studie des Instituts mit Angestellten und Arbeitgebern aus Kanzleien vorstellen. In diesem Monat geht es um die Kommunikationsqualität in Anwaltskanzleien.

I. Einleitung

Kommunikation am Arbeitsplatz und im Arbeitsprozess dient mehreren Zielen: Sie unterrichtet oder unterweist, sie plant die Arbeit, sie koordiniert die Aufgaben und sie bewertet Arbeitsergebnisse.1 Sprache dient somit der Handlungssteuerung und im Zusammenhang mit Führungsaufgaben der kommunikativen Vermittlung von Organisationszielen. Entsprechende Defizite gefährden die Erreichung der Ziele einer Organisation wie einer Anwaltskanzlei. Hinzu kommt, dass die Bindung von Mitarbeitern an eine Kanzlei, ihr sogenannten „organisationales Commitment“, sich aus arbeitspsychologischer Sicht nicht nur aus Quellen wie der Personalführung2 durch die Vorgesetzten oder der in der Kanzlei gewährten sozialen Unterstützung speist, sondern auch aus der Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern.

Angesichts der Bedeutung von Kommunikation hat das Soldan Institut daher in seiner „Personalstudie“3 auch die Kommunikationsqualität in Kanzleien untersucht. Geklärt wurde, wie Mitarbeiter die Kommunikation zwischen dem Anwalt als Führungskraft und den Kanzleimitarbeitern wahrnehmen und wie Rechtsanwälte selbst ihre Fähigkeiten als Kommunikator einschätzen. Die gewonnenen Erkenntnisse beruhen auf einer Befragung von 3.300 nicht-anwaltlichen Kanzleimitarbeitern und rund 800 Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten.

Grafik zur Studie "Kommunikationsqualität von Vorgesetzten" des Soldan Instituts
Abb. 1: Kommunikationsqualität von Vorgesetzten – Einschätzung von Rechtsanwälten und Mitarbeitern im Vergleich (1 von 2)

 

II. Das Urteil der Mitar­beiter

Das Konstrukt der Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität wurde mit Hilfe eines standar­di­sierten, in der Arbeits­psy­cho­logie gebräuchlichen Frage­bogens opera­tio­na­li­siert und messbar gemacht. Dieser Frage­bogen besteht aus acht Fragen, mit denen geklärt wird, ob Vorge­setzte Mitar­beiter ausreden lassen, bei Mitar­bei­ter­an­liegen jederzeit ansprechbar sind, schwierige Sachver­halte verständlich kommu­ni­zieren können oder klare und verständliche Anwei­sungen geben. Des Weiteren wird in Erfahrung gebracht, ob Vorge­setzte über Wichtiges ausführlich infor­mieren. genaue Rückmel­dungen zur Arbeit der Mitar­beiter geben, sie Dinge nicht zu knapp darstellen und den Sinn von Bespro­chenem für Mitar­beiter zusam­men­fassen.

Die Leistungen von Rechtsanwälten in diesen Dimen­sionen der Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität sind nach Einschätzung der Mitar­beiter sehr unter­schiedlich: 70 Prozent beant­worten die Frage, ob ihr Vorge­setzter sie ausreden lässt, mit „trifft voll und ganz zu“ oder mit „trifft eher zu“. 67 Prozent stimmen der Aussage, ihr Vorge­setzter sei bei ihren Anliegen jederzeit ansprechbar, unein­geschränkt oder zumindest überwiegend zu. 58 Prozent finden, basierend auf dieser Katego­ri­sierung, dass der Vorge­setzte schwierige Sachver­halte verständlich kommu­ni­zieren kann, 56 Prozent, dass vom Vorge­setzten klare und verständliche Anwei­sungen gegeben werden, 55 Prozent, dass sie über Wichtiges ausführlich infor­miert werden. Die Hälfte der Mitar­beiter kann unein­geschränkt oder zumindest überwiegend bestätigen, dass sie genaue Rückmel­dungen zu ihrer Arbeit erhalten. 44 Prozent finden es voll und ganz oder eher zutreffend, dass nichts zu knapp darge­stellt wird, 41 Prozent, dass der Vorge­setzte den Sinn von Bespro­chenem für den Mitar­beiter zusam­men­fasst.

Summiert man für jeden Befragten die Antwort­werte der acht Einzel­fragen, zeigt sich folgende Verteilung: 73 Prozent der befragten Mitar­beiter in Anwalts­kanz­leien beschei­nigen ihrem direkten Vorge­setzten eine hohe Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität. 27 Prozent bewerten die Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität ihres Vorge­setzten als gering.

III. Die Selbst­einschätzung der Rechtsanwälte

Um mit Blick auf die Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität einen Vergleich zwischen der Selbst­wahr­nehmung der Rechtsanwälte und der Wahrnehmung der kommu­ni­ka­tiven Fähigkeiten von Vorge­setzten durch Kanzlei­mit­ar­beiter vornehmen zu können, wurden die an der Studie teilneh­menden Rechtsanwälte um eine Selbst­einschätzung der eigenen Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität als Führungs­kraft gebeten. Im Ergebnis fällt auf, dass die Selbst­einschätzung der Rechtsanwälte zwar in der Tendenz von Kanzlei­mit­ar­beitern geteilt wird, jedoch insgesamt und auch über alle Kanzleigrößen hinweg größere Abwei­chungen zu bestimmten Dimen­sionen der Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität derge­stalt festzu­stellen sind, dass Rechtsanwälte ihre Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität besser einschätzen als sie von Mitar­beitern erfahren wird.

 

Grafik zur Studie "Kommunikationsqualität von Vorgesetzten" des Soldan Instituts
Abb. 2: Kommunikationsqualität von Vorgesetzten – Einschätzung von Rechtsanwälten und Mitarbeitern im Vergleich (2 von 2)

Bemer­kenswert ist aller­dings, dass Rechtsanwälte sich in einer Kategorie – wenn auch nur geringfügig – schlechter einschätzen als sie von Kanzlei­mit­ar­beitern tatsächlich beurteilt werden: 41 Prozent der Mitar­beiter, aber nur 38 Prozent der Rechtsanwälte selbst halten es für voll und ganz oder eher zutreffend, dass der Vorge­setzte einer Bespre­chung deren Sinn für den Mitar­beiter noch einmal zusam­men­fasst. Auch die nahe verwandte Qualitätsdimension der Art der Darstellung wird von Rechtsanwälten und Mitar­beitern fast identisch beurteilt: Der Aussage, dass die Rechtsanwälte bezie­hungs­weise Vorge­setzten nichts zu knapp darstellen, stimmen 47 Prozent der befragten Rechtsanwälte und 44 Prozent der befragten Kanzlei­mit­ar­beiter eher oder voll und ganz zu. Freilich gilt für beide Kategorien, dass es die beiden Dimen­sionen der Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität sind, die sowohl von Rechtsanwälten als auch von Mitar­beitern vergleichs­weise am seltensten berichtet werden, hier also vor allem viele Rechtsanwälte sich keinen Illusionen über beste­hende Defizite hingeben.

In allen anderen abgefragten Dimen­sionen der Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität zeigen sich hingegen deutliche Diskre­panzen zwischen der Selbst­einschätzung der Rechtsanwälte und dem Erleben von Kommu­ni­kation auf Seiten der Mitar­beiter. Positiv besetzte Einschätzungen der Rechtsanwälte liegen zwischen 18 und 29 Prozent­punkten über den Angaben der Mitar­beiter zur jewei­ligen Kategorie. Besonders ausgeprägt ist das Ausein­an­der­fallen bei der Frage, ob Vorge­setzte ausführlich über Wichtiges infor­mieren: 84 Prozent der Rechtsanwälte sind der Überzeugung, dass die Aussage, dass sie ihre Mitar­beiter ausführlich über Wichtiges infor­mieren, voll und ganz oder eher zutrifft, aber nur 55 Prozent der Mitar­beiter. Ähnlich deutlich ist die Diskrepanz zwischen der Eigen­wahr­nehmung der Qualität von Anwei­sungen: 81 Prozent der Anwälte stimmen der Aussage zu, dass sie Mitar­beitern klare und verständliche Anwei­sungen geben, aber nur 56 Prozent der Mitar­beiter teilen diese Einschätzung. Ähnlich groß ist die Abwei­chung bei der Beurteilung der Feedback-Qualität: 73 Prozent der Rechtsanwälte meinen, dass es voll und ganz oder eher zutreffe, dass sie ihren Mitar­beitern genaue Rückmel­dungen geben, hingegen nur 50 Prozent der Mitar­beiter.

Adäquate Infor­ma­tionen für und Anwei­sungen an Mitar­beiter sowie das Geben von Feedback sind zweifelsfrei die Kernele­mente einer sachge­rechten unter­neh­mensin­ternen Kommu­ni­kation, so dass die Tatsache, dass die Rechtsanwälte von einer Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität ausgehen, die ihre Mitar­beiter häufig nicht teilen, Anlass zu Verbes­se­rungen sein muss. Mit 18 bis 21 Prozent­punkten ist auch die Abwei­chung in drei weiteren Kategorien – Ansprech­barkeit von Vorge­setzten für ihre Mitar­beiter, Verständlichkeit der Schil­derung schwie­riger Sachver­halte und Ausre­den­lassen der Mitar­beiter –, in denen sich Rechtsanwälte positiver sehen als sie von ihren Mitar­beitern bewertet werden, erheblich.

IV. Ausblick

Wie bereits bei der Unter­su­chung der Führungs­kraft-Mitar­beiter- Beziehung unter Personalführungs­a­spekten zeigt sich auch bei der Analyse der Qualität der Kommu­ni­kation von Anwälten mit ihren Mitar­beitern eine auffällige Fehleinschätzung der bei den Mitar­beitern wahrge­nom­menen Qualität auf Seiten der Anwälte. Da die Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität das organi­sa­tionale Commitment von Kanzlei­mit­ar­beitern beein­flusst und erheb­lichen Einfluss auf das Entstehen des Wunsches nach einem Arbeit­ge­ber­wechsel hat – 84 Prozent derje­nigen, die von guter Kommu­ni­ka­ti­ons­qualität berichten, hegen keinen Wechsel­wunsch, hingegen nur 42 Prozent derje­nigen, die von schlechter Qualität berichten –, ist jede Rechtsanwältin, jeder Rechts­anwalt gut beraten, kritisch über sein Kommu­ni­ka­ti­ons­ver­halten zu reflek­tieren und sich im Interesse der Mitar­bei­ter­zu­frie­denheit auch im stres­sigen Berufs­alltag das kleine 1 x1 guter Kommu­ni­kation vor Augen zu führen.

1 Vgl. nur Hacker, Allgemeine Arbeitspsychologie, 2. Auflage, 2015. S. 261.

2 Zu deren Qualität in Anwaltskanzleien bereits Kilian, AnwBl 2019, 480.

3 Die Ergebnisse des Forschungsprojekts sind in drei Teilstudien veröffentlicht, Kilian, Personal in Anwaltskanzleien, Bonn 2017; Kilian/Heckmann, Rechtsanwälte und ihre Mitarbeiter: Eine arbeitspsychologische Studie zur Zusammenarbeit in Anwaltskanzleien, 2017; Kilian, Berufsbildung in Anwaltskanzleien, Bonn 2018.


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