Digita­li­sierung der Rechts­branche

Die Technik ist dafür bereit – sind die Juristen es auch?

Mit den Worten „Ihr Trainingsprogramm für die Digitalisierung beginnt jetzt!“ leitete der Gastgeber Rechtsanwalt Dr. Jochen Brandhoff die Legal Revolution Expo & Congress 2018 in Darmstadt ein. Am 4. und 5. Dezember 2018 erhielten die rund 700 Teilnehmer einen Eindruck vom Stand der Technik aktueller Legal Tech-Produkte der 58 Aussteller, Einblicke in softwarebasierte Arbeitsabläufe von Rechtsabteilungen und Kanzleien sowie Tipps zur individuellen Umsetzung der Digitalisierung. Der Appell richtete sich an alle Juristen: Es kann und muss jetzt Hand angelegt werden.

Zum zweiten Mal brachte die Legal Revolution Juristen, Unter­nehmer und Entwickler zusammen, um den Austausch zu den Themen „Legal Tech“, „Legal Future“ und „Legal Innovation“ zu fördern. Die Veran­staltung überraschte mit erstaunlich wenig Zukunfts­s­pe­ku­lation. Statt­dessen wurden praktische Beispiele aus dem bereits gelebten Alltag von Rechts­ab­tei­lungen und großen Kanzleien vorge­stellt und Methoden des Legal Design Thinking in inter­ak­tiven Vorträgen oder Einzel­work­shops erprobt. Referen­tinnen und Referenten trafen dabei auf ein aufge­schlos­senes und diskus­si­ons­be­reites Publikum. Die drängenden Fragen lauteten: Wie sehen digita­li­sierte Arbeitsabläufe heute aus? Welche Produkte unterstützen die Mandats­be­ar­beitung? Wie lassen sich Digita­li­sie­rungs­kon­zepte in der eigenen Kanzlei umsetzen? 

Vom Nachzügler-Dasein profi­tieren

Der Präsident des Oberlan­des­ge­richts Nürnberg Dr. Thomas Dickert äußerte sich in seiner Eröffnungs-Keynote positiv zu den aktuellen Tendenzen der Digita­li­sierung: „Es ist bereits eine große Techno­lo­gi­sierung der Rechts­branche zu beobachten.“ Trotzdem sollten Juristen künftig bestrebt sein, ein besseres techni­sches Verständnis zu entwi­ckeln und enger mit Compu­ter­spe­zia­listen zusam­men­ar­beiten, um den Anschluss nicht zu verlieren. Die Referenten der Legal Revolution sahen im Nachzügler-Dasein aber nicht nur eine Gefahr, sondern auch die Chance, von den Erfah­rungen anderer zu profi­tieren. „In einem Unter­nehmen sollte geschaut werden, welche Techno­logien bereits von anderen Abtei­lungen genutzt werden. Für einen Legal Chatbot könnte beispiels­weise die Software des Kunden­service-Chatbots genutzt werden“, regte Rechtsanwältin Gudrun Stangl (Schönherr Attorneys at Law) in einer Podiums­dis­kussion an.

Zudem könnten Rechts­ab­tei­lungen und Kanzleien mit einer positiven Innova­ti­ons­kultur direkt Produkte testen, die bereits auf dem Markt seien. Eine Vielzahl an Software-Lösungen aus den Bereichen Vertrags­au­to­ma­ti­sierung, Review, Spracher­kennung und Kanzlei­ma­na­gement wurde den Konfe­renz­teil­nehmern auf der beglei­tenden Ausstellung präsentiert.

„Lösen Sie keine Probleme, die Sie nicht hatten.“

Laura Fauqueur (Mitgründerin der Instituto de Innovación Legal) warnte in einer Podiums­dis­kussion jedoch davor, Techno­logien nur um der Techno­logien Willen zu nutzen. „Software soll eine Prozes­s­op­ti­mierung unterstützen, bei der immer der Mensch im Fokus steht“, sagte Fauqueur. Kanzleien, die eine Digita­li­sierung ihrer Arbeits­weise voran­treiben wollen, sollten sich daher in einem ersten Schritt klar machen, welchen Teil der Arbeit Software sinnvoll unterstützen kann. Eine in Unter­nehmen bewährte Methode dieses heraus­zu­ar­beiten ist Design Thinking. Hierbei wird eine optimale Lösung aus Anwen­der­sicht angestrebt. Laut Fauqueur sollte das ganze Team zusam­men­ar­beiten, um konkrete Bedürfnisse zu identi­fi­zieren und passende Lösungs­vorschläge zu entwi­ckeln, die dann techno­lo­gie­ba­siert umgesetzt werden können.

Dazu gehört jedoch auch der Mut zum Auspro­bieren: „Every­thing starts ugly“, betonte Ralf Reuther, Justiziar der Verlags­gruppe Droemer Knaur. „Man sollte nicht zu viel Energie in das Design eines Proto­typen stecken, der sich sowieso noch ändern wird und sich nicht davor scheuen, eine Lösung zu präsentieren, die erst zu 70 Prozent fertig ist. Ein solches Vorgehen fällt Rechts­ab­tei­lungen gewöhnlich leichter, als externen Anwälten, die erst mit einem 110-prozen­tigen Vertrag zufrieden sind.“ Um eine passende Lösung zu finden, empfahl Reuther Kunden und Mandanten direkt nach ihren Bedürfnissen zu fragen: „Man muss – und kann – nicht jeden Wunsch umsetzen, aber die Klienten wissen so, dass sie in den Prozess einge­bunden und ernst­ge­nommen werden.“ Zudem lasse sich dadurch heraus­kris­tal­li­sieren, welche Prozesse oder Angebote noch verbessert werden müssen und worin Klienten möglicher­weise gar keinen Mehrwert sehen.

Es gibt immer etwas zu optimieren

Dr. Peter Schichl (Vizepräsident Deal Execution Cloud Services der Deutsche Telekom AG) sprach sich beim General Counsel-Panel für eine gezielte Prozes­s­op­ti­mierung aus: „Wir waren selbst überrascht, wie viele unserer scheinbar einzel­fall­be­zo­genen Tätigkeiten und Rechts­fragen skalierbar und standar­di­sierbar waren.“ Dr. Benno Quade (Leiter der Rechts­ab­teilung der Software AG) riet dazu, als Jurist offen für neue Arbeitsabläufe, Techno­logien und Geschäftsmo­delle zu sein: „Wo mensch­liche Arbeit ineffi­zient ist, wird langfristig statt­dessen Software einge­setzt werden. Die Tätigkeits­schwer­punkte werden sich dadurch ändern und das Anfor­de­rungs­profil an Juristen wird ein anderes sein - darauf sollte man sich einstellen.“ Die Referenten der Legal Revolution gingen einheitlich davon aus, dass die Digita­li­sierung in jedem Falle aber nicht weniger Geschäft für Juristen bedeute, sondern lediglich Einfluss auf die Modalitäten der Berufsausübung haben werde.

Digitale Prozesse im Lichte von Qualitätsmana­gement und Compliance

Konfe­renz­teil­nehmer bestätigten, dass der Druck zur Veränderung, der in den Rechts­ab­tei­lungen zumeist von den Kunden ausgeht , mittler­weile auch bei Kanzleien spürbar wird. Diese erwarten eine schnelle Kommu­ni­kation und Daten­ver­ar­beitung nach dem aktuellen Stand der Technik. Unter den Mandanten seien Privat­per­sonen, die die Kanzleien über die gewohnten sozialen Medien erreichen wollen, ebenso wie Unter­nehmen, die einen unkom­pli­zierten Daten­aus­tausch über kompa­tible Schnitt­stellen erwarten.

Kanzleien, die diese Bedürfnisse befrie­digen wollen, müssen hier neben der techni­schen Umsetzung auch daten­schutz­recht­liche Aspekte im Blick behalten. „Die Mandanten können die Kanzlei per WhatsApp kontak­tieren und werden beim Rückruf darüber infor­miert, dass von der Kanzlei ausge­hende Kommu­ni­kation nur über DSGVO-konforme Kommu­ni­ka­ti­onswege erfolgt“, erklärte Rechts­anwalt Volker Himmen (Vorstand der ARGE Kanzlei­ma­na­gement des DAV) die Lösung seiner Kanzlei in einer Diskus­si­ons­runde zum Thema Qualitätsmana­gement.

Rechts­anwalt Prof. Dr. Thomas Gasteyer (Clifford Chance) thema­ti­sierte in seinem Beitrag heute noch offene Abgren­zungs­fragen im Bereich Compliance: Wann ist der Einsatz von Dienst­leistern Teil der kanzlei­in­ternen Infra­struktur, wann handelt es sich um einen mandatss­pe­zi­fi­schen Einsatz? Welche Infor­ma­tionen sind „notwendig“ im Sinne des § 43e BRAO und dürfen an Dienst­leister weiter­ge­geben werden? In Hinblick auf Kostenef­fi­zienz und Alltag­s­prak­ti­ka­bilität riet Rechtsanwältin Dr. Ines Keitel (Clifford Chance) nur Prozesse compliant zu gestalten, die tatsächlich benötigt würden. Dies setze eine vorherige Prozes­s­op­ti­mierung beim Umgang mit Daten voraus.

Mensch gegen Maschine: Wider­stand überwinden

In den anschließenden Publi­kums­dis­kus­sionen zeigte sich, dass die Konfe­renz­teil­nehmer neben den techni­schen und recht­lichen Fragen auch noch eine ganz praktische Frage umtrieb: „Wie überzeuge ich die Kanzlei­kol­legen von neuen Techno­logien?“ Dominik Bach-Michaelis (Vorstands­vor­sit­zender der e.Consult AG) veran­schau­lichte in einem inter­ak­tiven Workshop, wie durch gezieltes Brain­storming Handlungs­bedarf aufge­deckt werden kann: Zunächst sollten Bedürfnisse identi­fi­ziert werden, beispiels­weise die „Mandan­tenbedürfnisse 2019“. Eines der aufge­wor­fenen Themen sollte zu einem Leitbild konkre­ti­siert werden und sodann die Frage gestellt werden: Was könnte ein perfekter Roboter hier für uns tun? Sobald konkre­ti­siert ist, was Techno­logie in diesem Bereich erfüllen sollte, ließe sich auch eine entspre­chende Lösung finden. Philipp Glock (Senior Manager bei KPMG Law) wies in einem Diskus­si­ons­beitrag zudem darauf hin, dass für eine erfolg­reiche Digita­li­sierung ein Umdenken in den Kanzleien nötig sei. Die Mitar­beiter müssten sich entspre­chende nicht weiter­be­lastbare Stunden „leisten können“, um beispiels­weise die Entwicklung von internen Software-Anwen­dungen entspre­chend voran­zu­treiben.

Auch die Nachwuchs­suche könnte einen Anreiz bieten, verstärkt auf den Einsatz von Techno­logien zu setzen. Xavier Costa, Präsiden der Inter­na­tional Association of Young Lawyers (AIJA), präsentierte auf der Legal Revolution die Ergeb­nisse einer Mitglie­der­be­fragung: Innerhalb der letzten zwei Jahre sei die Angst vor Innova­tionen zurückgegangen. Als größte Bedrohung des Anwalts­berufs sahen knapp die Hälfte die Weigerung der Anwalt­schaft sich weiter­zu­ent­wi­ckeln, nur ein Drittel fürchtete alter­native Servicean­bieter.

Ein Blick in die nahe Zukunft

Durch die Beiträge der Legal Revolution 2018 konnten sich die Teilnehmer ein Bild von der fortschrei­tenden Digita­li­sierung verschie­dener Rechts­ab­tei­lungen machen und von erfolg­reichen Erfah­rungs­be­richten profi­tieren. Auch wenn sich viele der vorge­stellten Softwa­re­pro­dukte an größere Kanzleien und Rechts­ab­tei­lungen richteten, konnten auch kleinere und mittelständische Kanzleien einen Eindruck davon gewinnen, welchen Einfluss Techno­logien auf die künftige juris­tische Arbeit haben werden. Auch wenn Juristen nicht selbst das Coden erlernen müssen, ist ein techni­sches Grund­verständnis unabdingbar, ebenso wie ein reger Austausch zwischen Produkt­ent­wicklern, Kanzleien und Mandanten. Die zwei Tage „Trainings­pro­gramm für die Digita­li­sierung“ gaben in jedem Fall genügend praktische Anregungen an die Hand, um die eigene Kanzlei durch Prozes­s­op­ti­mierung fit zu machen und auch im Wandel wettbe­werbsfähig zu bleiben.


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