Legal Tech

Legal Tech in der Anwaltspraxis: Go with the flow

Einfach so weitermachen wie bisher ist für Kanzleien, die sich intensiv mit der Digitalisierung auseinandersetzen, langfristig keine Option mehr. Allerdings kann und soll auch nicht jede klassische Kanzlei in ein Legal Tech-Unternehmen umgewandelt werden. So haben auf den Sommer- und Herbstkonferenzen zum Thema Legal Tech Praktiker und Berater Handlungsalternativen vorgestellt und diskutiert. Die Ansätze zeigen beispielhaft, wie durch eine Analyse und Optimierung der Arbeitsprozesse in der Kanzlei auf die derzeitigen Veränderungen reagiert werden kann, um künftig vom Trend zur Standardisierung zu profitieren.

Der Fokus auf den Arbeitsprozess

Eine Möglichkeit mit den technischen Entwicklungen Schritt zu halten, ist es, sich die Arbeitsweise derer anzuschauen, die diese Entwicklungen maßgeblich vorantreiben: die Designer und Softwareentwickler. Der Ansatz „Design Thinking“ setzt bei der Ausarbeitung von Lösungen auf die Komponenten Raum, Team und Prozess. Es geht darum, gemeinsam in einem möglichst heterogenen Team in einer die Kreativität fördernden, nicht der Routine entsprechenden Umgebung die Arbeitsprozesse mit Fokus auf die Zeit und angestrebten Ziele zu gestalten. Die Optimierung der Prozesse erfolgt durch Verstehen, Beobachtung, Standpunktdefinierung, Ideenfindung, Prototyping und Ausprobieren, wobei ein Projekt die verschiedenen Stadien mehrfach durchläuft, um noch bestehende Schwierigkeiten direkt zu beseitigen. Dieser Ansatz lässt sich auch auf juristische Arbeitsprozesse übertragen, indem gezielt nach den Mandanten- und Kanzleibedürfnissen gefragt wird und für diese effiziente Arbeitsabläufe entwickelt und erprobt werden. „Dadurch ergeben sich ganz neue Strukturen in der Kanzleiführung“, sagte Udo Krauß (Synk Group), der Kanzleien bei der Einführung von Design Thinking begleitet.

„Es geht bei einer Neuausrichtung sowohl um eine Anpassung der Geschäftsprozesse als auch der Geschäftsmodelle“, sagte Martin Krämer. Gedanklich sei dabei im ersten Schritt zu klären, welche Bedarfe die Mandanten in Bezug auf Preis, Beratung und Verständlichkeit der Dienstleistungen haben, welche Auswirkungen die Digitalisierung auf das konkrete Beratungsangebot der Kanzlei hat und welche Geschäftsmodelle und -prozesse andere Marktteilnehmer und Kanzleien bereits anbieten. In einem zweiten Schritt sei zu klären, wie das eigene Angebot attraktiver gestaltet werden könnte, welche Kompetenzen künftig zusätzlich benötigt werden, welche Dienstleistungen neu oder nicht mehr angeboten werden sollen und mit welchen Partnern man bei der Umsetzung zusammenarbeiten kann.

Von den Treibern des Wandels lernen

Ein ähnlicher Ansatz findet sich bei Softwareentwicklern im „agilen Arbeiten“. Auch hier geht es darum, einen möglichst regen Austausch zwischen den Teammitgliedern untereinander aber auch mit den Kunden aufrechtzuerhalten, um in jeder Projektphase die konkreten Vorstellungen und die notwendigen Schritte abzugleichen. Auch im juristischen Bereich ermöglicht es Strategieerarbeitung gemeinsam mit dem Mandanten eine schlanke, direkt auf die Bedürfnisse zugeschnitte Lösung zu finden. Das schafft Transparenz und erhöht die Mandantenzufriedenheit. Aber auch die Kanzleimitarbeiter profitieren von der Abkehr von klassischen hierarchischen Strukturen. „Wenn Anwälte – gern auch aus verschiedenen Bereichen – im Zwei- oder Mehrpersonenteam arbeiten, können sie effiziente Arbeitstechniken voneinander lernen. Denn viele praktische Fragen stellt man sich nach einigen Jahren Berufstätigkeit nicht mehr gegenseitig und kommt so nicht dazu, sich effizientere Methoden abzuschauen“, sagte Dr. Sascha Theißen (Diconium Strategy GmbH). Der Einblick in die Arbeit der Kollegen fördere zudem das gegenseitige Verständnis und die Wertschätzung, was sich positiv auf das Arbeitsklima auswirke.

Weitere Impulse kann auch „Reverse Mentoring“ bringen, wie es beispielsweise bei Dentons praktiziert wird. Hier bringt sich der internetaffine und in sozialen Medien aktive Nachwuchs bei der Gestaltung digitalisierter Prozesse mit ein. Kanzleien können dabei von den privaten Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Programmen profitieren und erhalten Einblicke in die Sicht der Nutzer. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn die Kanzlei langfristig Mandanten online akquirieren oder Dienstleistungen über das Internet anbieten will.


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