Professionelles Kanzleimanagement in Zeiten des Fachkräftemangels

Rechtsanwaltsfachangestellte als vollwertige Kanzleimitarbeiter schätzen lernen

 

Das Jammern ist immer wieder auf DAV-Veranstaltungen zu hören: Es fehlen die Rechtsfachangestellten in den Kanzleien – und die, die dort arbeiten, wechseln inzwischen gerne zu zwar rechtsnahen, aber anwaltsfremden Arbeitgebern. Bereits 2014 hatte Matthias Kilian gefragt, ob Rechtsfachangestellte eine aussterbende Spezies seien (und das zum Glück verneint, Kilian AnwBl 2014, 417). Was bleibt ist die Erkenntnis, dass die Suche und das Binden von Renos heute eine anspruchsvolle Managementaufgabe für Anwältinnen und Anwälte ist. Die Autorin gibt konkrete Tipps.

 

I. Die Anwalt-Reno-Symbiose

Anders als in den meisten Unternehmen basiert die Organisation einer Anwaltskanzlei auf den gesetzlich festgelegten Berufspflichten der Rechtsanwälte. Aus diesem Grund genießen die Sekretäre und Sekretärinnen einer Anwaltskanzlei auch eine entsprechende spezielle Ausbildung. Rechtsanwaltsfachangestellte sind mit genau diesen Berufspflichten der Anwälte vertraut. Sie beherrschen das Fristenmanagement, sind versiert im Umgang mit Gerichten und Behörden, kennen die Abrechnungs- und Vollstreckungsvorschriften. Diese Symbiose zwischen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten und deren Fachangestellten bildet den Grundstein für ein gut organisiertes Kanzleisystem sowie ein ausgeprägtes Kanzleiimage.

Was aber, wenn plötzlich Personal wegfällt und neue Fachkräfte kaum nachkommen? In der Regel kann das Kanzleimanagement noch ein paar Wochen von den anderen Mitarbeitern aufrechterhalten werden. Hält der Personalmangel über einen längeren Zeitraum an, so fokussiert sich die Tätigkeit der Mitarbeiter zwangsläufig auf das Tagesgeschäft, ein Abwärtsstrudel in der Organisation sowie im Management setzt ein. Dies kann riskante Folgen für die Kanzlei haben und letztlich auch zum Imageverlust der Kanzlei führen.

II. Der Reno-Mangel

In genau dieser schwierigen Phase des Reno-Mangels befinden sich derzeit zahlreiche Anwaltskanzleien: Das Nachwuchsinteresse hat stark abgenommen, Auszubildende für sich zu gewinnen wird immer schwieriger. Hinzu kommt, dass bereits ausgebildete Rechtsanwaltsfachangestellte immer häufiger Kanzleien verlassen, um neue berufliche Wege bei Behörden, in Sekretariaten großer Bauunternehmen oder Versicherungen zu gehen. Dies hat meines Erachtens verschiedene Ursachen:

• Einerseits ist der Berufscharakter von Rechtsanwaltsfachangestellten geprägt durch eigenständiges, genaues, pünktliches, fristenorientiertes Arbeiten. Sie sind belastbar, verfügen über ein ausgeprägtes Ausdrucksvermögen und können sich den unterschiedlichen Situationen verschiedenster Mandantengruppen perfekt anpassen. Genau diese positiven Eigenschaften wollen sich auch andere Unternehmer unterschiedlichster Branchen zu eigen machen und beschäftigen gezielt Rechtsanwaltsfachangestellte in ihren Sekretariaten. Auch das juristische Basiswissen der Rechtsanwaltsfachangestellten wird auf dem aktuellen Arbeitsmarkt sehr geschätzt. So bietet zum Beispiel ein solides Basiswissen im Arbeitsrecht perfekte Voraussetzungen für den Einstieg in einer Personalabteilung, Kenntnisse im Forderungseinzug wiederum sind gern in der Baubranche und im Handel gesehen.

• Hinzu kommt, dass die Lebenseinstellung der heute um die 30-Jährigen (Generation Y) den Fokus darauf legt, sich beruflich auszuprobieren, vom geradlinigen Berufsweg abzugehen und neue Bereiche zu erkunden. Als Generation Y bezeichnet man die Menschen, die in den 1980er Jahren geboren worden sind. Diese Jahrgänge bilden aktuell einen großen Anteil an der Gesamtmenge der Arbeitnehmer. Selten hat eine neue Generation so viele Auswirkungen auf die Wirtschaft und das Arbeitsleben gehabt. Sie bringt hohe Erwartungen, Forderungen und Hoffnungen in den Arbeitsmarkt. Arbeitnehmer der Generation Y legen mehr Wert auf emotionale Aspekte des Arbeitgeberangebots als vorherige Generationen. Die Unternehmenskultur und das Image der Arbeitgebermarke werden daher immer mehr als Erfolgsfaktor für den Arbeitsmarkt gelten.

Nicht zuletzt werben branchenfremde potentielle Arbeitgeber – auch aufgrund des eigenen Fachkräftemangels – mit höheren Gehältern und Gratifikationen Rechtsanwaltsfachangestellte ab. Nur haben diese Unternehmen eines verstanden: Sie nutzen Quereinsteiger, um ihre Abläufe aufrechterhalten zu können.

 

III. Neue Wege der Personalsuche und -bindung

Diese innovative Denkweise branchenfremder Unternehmen – und das meine ich keineswegs negativ – in der Personalsuche besitzen Rechtsanwälte meist noch nicht. Sie beharren auf dem (klassischen) Berufsbild der Rechtsanwaltsfachangestellten, leben die bisherigen Rollenmodelle in den Kanzleien und setzen so ihre verbleibenden Mitarbeiter aufgrund andauernden Personalmangels unnötig einer zusätzlichen Belastung aus. Dies wiederum hat häufig eine Kettenreaktion zur Folge und weitere Mitarbeiter verlassen die Kanzlei.

Um diesem Trend entgegenzuwirken rief ich im Mai 2012 das Projekt „Kanzlei-Professionell“ ins Leben.

Das Projekt selbst eignet sich sowohl für Berufseinsteiger als auch für erfahrene, langjährig am Markt etablierte Kanzleien im Veränderungsprozess. Innerhalb von drei Monaten ist es möglich, durch Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der Verlagerung der Aufgaben der Mitarbeiter den Hafen des gewohnten Arbeitsumfeldes wieder zu erreichen. In den meisten Bundesländern ist eine solche Beratungsleistung unter bestimmten Voraussetzungen im Rahmen des Bundesförderprojektes „Unternehmens-Wert: Mensch“ mit bis zu 80 Prozent förderbar.

An dieser Stelle möchte ich jedoch noch einige Lösungsansätze aufzeigen, die kurz- und langfristig für Entlastung sorgen können:

 

1. Sind Sie als Arbeitgeber attraktiv?

Vorausschicken möchte ich an dieser Stelle, dass wir uns in einer Arbeitsmarktsituation befinden, in welcher lediglich ein Wechselmarkt vorherrscht. Die Zahl der Stellengesuche von Rechtsanwaltsfachgestellten steigt höchstens kurz nach Ende der Ausbildung leicht an. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre Stellenanzeigen mit Optionen füllen, die branchenüblich nicht oft zu finden sind. Hierzu gehören zum Beispiel alternierende Arbeitszeit- und Arbeitsortangebote, Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungschancen. Ziehe ich den Vergleich zu Stellenangeboten andere Bereiche, lese ich oft von berufsbegleitenden Aufstiegsstudiengängen oder der Qualifikation zum Meister. Warum bieten Sie Ihren Mitarbeitern perspektivisch nicht die Qualifikation zum Rechtsfachwirt oder zum Verkehrsunfallsachbearbeiter? Bedenken Sie hierbei auch Ihre eigene Entlastung. Auch Rechtsanwaltsfachangestellte sind über Vereine, Foren etc. miteinander vernetzt. Überlegen Sie, ob nicht vielleicht ein Konzept für Mitarbeiterempfehlung für Sie interessant wäre.

 

2. Die Balz um Auszubildende

Das beliebteste Recherchetool ist in der heutigen Zeit das Internet. Auch Jugendliche informieren sich bei der Berufswahl und später bei der Wahl ihres Ausbilders im Internet. Überprüfen Sie einmal kritisch, ob Ihr Internetauftritt ansprechend und zeitgemäß ist. Machen Sie als Kanzlei auf sich aufmerksam und das möglichst kreativ. Ich habe zum Beispiel einmal sämtliche Mitarbeiter einer Kanzlei motiviert, an einem Unternehmenslauf teilzunehmen. Aber nein, nicht in normalen T-Shirts; alle Shirts waren mit unterschiedlichen Slogans für die Azubi-Suche, dem Logo der Kanzlei und Kontaktdaten bedruckt – ein anstrengender aber auch erfolgreicher Versuch der Azubi-Suche, ganz nebenher auch ein tolles Teambuildingereignis.

Vermitteln Sie potentiellen Auszubildenden die Sicherstellung der dauerhaften Begleitung während der Ausbildung. Auch das Angebot interner Schulungskonzepte wirkt hier als zusätzlicher Anreiz.

 

3. Besetzen Sie vakante Stellen mit Quereinsteigern

Diese Option setzt jedoch voraus, dass alle Mitarbeiter der Kanzlei in diese Idee involviert werden. Dies speziell aus dem Grund, dass das Beschäftigen von Quereinsteigern zur Folge hat, dass einige Dinge in der Aufgabenverteilung sowie in den organisatorischen Abläufen der neuen Personalsituation angepasst werden müssen. Auch sollte man sich auf eine längere Einarbeitungsphase einstellen. Spezialaufgaben, wie Fristenmanagement, Kostenrecht und Zwangsvollstreckung sollten zunächst bei den Rechtsanwaltsfachangestellten verbleiben, welche jedoch im Telefondienst, der allgemeinen Korrespondenz aber auch der vorbereitenden Buchhaltung durch Quereinsteiger Entlastung finden können.

Quereinsteiger, welche einmal auf das vorherrschende Organigramm der Kanzlei eingearbeitet sind, hegen meist geringe Wechselabsichten. Gerade weil sie als Quereinsteiger anderen Branchen entspringen, haben sie auch meist ihr Ziel nach beruflicher Veränderung erreicht.

 

4. Umschulung

Ich selbst habe als Dozentin für Umschüler-Rechtsanwaltsfachangestellter an einem Bildungsträger in Sachsen erlebt, wie erfolgreich in der Erwachsenenbildung eine solche Umschulung verlaufen kann. Auch wenn der vermittelte Unterrichtsstoff hierbei in zwei Jahre gepackt werden muss, verbleibt dennoch genügend Zeit, die Umschüler gezielt auf das neue Berufsbild sowie die bevorstehende Kammerprüfung vorzubereiten.

Hier sollte man auch einmal die durchaus vorteilhafte soziale Komponente der Umschüler betrachten: Sie sind meist – aufgrund einer vorausgegangenen ersten Ausbildung – im Alter zwischen 25 und 45. Bedenken wir, dass wir als Kundschaft stets Menschen mit mehr oder weniger existenzbedrohenden rechtlichen Problemen haben, so können Mitarbeiter mit einer gewissen Lebenserfahrung oftmals besser mit unserer „Kundenstruktur“ umgehen. Außerdem: Wer sich auf eine Umschulung einlässt, macht dies aus dem eigenen Wunsch nach beruflicher Veränderung heraus. Der Ehrgeiz und der Wille, dieses neuerworbene Wissen unter Beweis zu stellen, sind bei den Umschülern deutlich spürbar und überaus bemerkenswert.

 

5. Gedanken zur Mitarbeiterbindung

Mindestens genauso innovativ, wie bei der Besetzung vakanter Stellen, sollten Sie bei den Möglichkeiten der Mitarbeiterbindung vorgehen. Wann haben Sie das letzte Mal Mitarbeitergespräche geführt. Wissen Sie, ob sich Ihre Mitarbeiter in Ihrer Kanzlei beruflich entwickeln möchten, über- oder unterfordert sind oder vielleicht bereits innerlich gekündigt haben? Nehmen Sie sich die Zeit für ein intensives Mitarbeitergespräch mindestens einmal pro Jahr.

Auch die privaten Umstände Ihrer Mitarbeiter verändern sich im Laufe der Zeit. Hinterfragen Sie sich einmal selbst, wie familienfreundlich Ihre Kanzlei für Mitarbeiter ist und welche Unterstützungsangebote möglich wären.

Weitere Benefits im Rahmen der Personalbindung könnten Maßnahmen im betrieblichen Gesundheitsmanagement sein. In aller Regel üben Sie und Ihre Mitarbeiter eine sitzende Tätigkeit aus. Beispielhaft seien hier Beteiligungen an Mitgliedsbeiträgen in Sportvereinen, physiotherapeutischen Angeboten oder Sportstudios genannt. Auch das Bereitstellen von frischem Obst einmal pro Woche trägt positiv dazu bei.

 

IV. Fazit

Die vielen Instrumente von der Personalplanung bis zur Mitarbeiterbindung habe ich nur recht kursorisch aufgezeigt. Nicht alle Hinweise werden auf jedes Kanzleiprofil passen, jedoch wünsche ich mir eines damit erreicht zu haben – jede Anwältin und jeder Anwalt sollte Blickwinkel zum Thema Personal erweitern, um mit gezielter Umsetzung einiger Ideen die perfekte Personalstruktur für Ihre Kanzlei aufzubauen und zu festigen.

 

Yvonne Müller, Erfurt
Die Autorin ist geprüfte Rechtsfachwirtin und angestellt in der Kanzlei Elfering & Dr. Helkenberg, Erfurt. Sie ist Geschäftsführerin des Landesanwaltsverbandes Thüringen des Deutschen Anwaltvereins.


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