Bundesregierung verabschiedet Verordnung zum Elektronischen Rechtsverkehr (ERV)

 

Das Bundeskabinett hat am 20. September 2017 die Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung) beschlossen.

Die bisher meist ERV-VO abgekürzte Verordnung wird amtlich ERVV heißen. Sie soll am 1. Januar 2018 in Kraft treten. Das ist der Tag, ab dem dann auch Anwältinnen und Anwälte verpflichtet sein werden, ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach als Posteingang zu überwachen. Mit der ERVV aus dem Bundesjustizministerium werden die technischen Rahmenbedingungen im elektronischen Rechtsverkehr vereinheitlicht. Bislang existieren vielerlei Verordnungen nebeneinander. Folge der Vereinheitlichung ist, dass Schriftsätze und Anlagen zukünftig praktisch nur noch im Dateiformat PDF bei den Gerichten eingereicht werden dürfen. Außerdem wird die Einrichtung der „besonderen Behördenpostfächer“ erstmals genau geregelt. Die Zustimmung des Bundesrates zur Verordnung steht noch aus, wird aber in der nächsten Sitzung des Bundesrats am 3. November erwartet. Die ERVV muss dann noch veröffentlicht werden.

Die ERVV soll am 1. Januar 2018 in Kraft treten und für die meisten Gerichte des Bundes und der Länder gelten. Die Strafgerichtsbarkeit fällt nicht in den Anwendungsbereich. Die bisher angewendeten Verordnungen für Bundesgerichtshof und Bundespatentgericht, Bundesarbeitsgericht, Bundessozialgericht, Bundesverwaltungsgericht und beim Bundesfinanzhof treten mit Ablauf des 31. Dezembers 2017 außer Kraft. Für Mahnanträge und das Vollstreckungsverfahren gelten besondere Vorschriften.

Der DAV hatte durch seinen Ausschuss Elektronischer Rechtsverkehr zum  Referentenentwurf im Mai Stellung genommen. Erfreulicherweise wurden einige Änderungen vorgenommen, die aus Sicht der Anwaltschaft eine Verbesserung darstellen. Interessante Feinheiten enthält die Begründung.

Die wichtigsten Punkte in der jetzt beschlossenen Fassung für Anwältinnen und Anwälte im Überblick:

  • Schriftsätze samt Anlagen müssen zukünftig immer im PDF-Format eingereicht werden. Eine exakte Festlegung der zugelassen Ausprägungen und Versionen des Formats wird noch veröffentlicht. Passwortgeschützte Dateien oder ZIP-Container kommen nicht in Betracht. Beweismittel, die in elektronischer Form vorliegen, fallen nicht in den Anwendungsbereich der ERVV.
  • Bis zum 30. Juni 2018 ist es erlaubt, auch „nicht-durchsuchbare“ PDF-Dokumente zu übermitteln. Nach dieser Übergangszeit müssen grundsätzlich alle PDF-Dokumente durchsuchbar sein – soweit technisch möglich. Diese neue Einschränkung ist praktisch wichtig, weil Texterkennungssoftware (OCR) bei eingescannten Unterlagen bisweilen an Grenzen stößt. Gerade bei handschriftlichen Notizen sind die OCR-Ergebnisse oft nicht eindeutig. Auf solche Probleme hatte der DAV hingewiesen. Die „Durchsuchbarkeit“ ist eine Anforderung um die Weiterverarbeitung und Barrierefreiheit zu ermöglichen, und insoweit grundsätzlich nachvollziehbar.
  • Das Dateiformat TIFF ist „zusätzlich“ erlaubt, nicht „anstelle“ von PDF. Das gilt für den Fall, dass der Inhalt im PDF-Format nicht verlustfrei wiedergegeben werden kann. Gemeint sind damit aufwändige Grafiken, Bauzeichnungen oder ähnliches. Unterbleibt eine solche zusätzliche Einreichung, führe dies ausweislich der Begründung nicht zur Unwirksamkeit, könne aber zu Rechtsnachteilen (etwa der Unschlüssigkeit führen). Eine zumindest ausnahmsweise Erlaubnis weitere Dateiformate wäre wünschenswert gewesen.
  • Eine Soll-Regelung betrifft die Konventionen für den Dateinamen: Dieser solle schlagwortartig den Inhalt umschreiben und bei mehreren Dokumenten eine Nummerierung enthalten. Das ist insoweit sinnvoll, als das Verstöße dagegen nicht gegen eine Zurückweisung des Dokuments führen, wenn auch nicht zielführend, da mit der sehr offenen Regelung keine Einheitlichkeit hergestellt wird.

Der Verordnungsgeber ist damit nur teilweise den Forderungen und Vorschlägen von DAV und BRAK gefolgt. Besonders kritisch wurde und wird gesehen, dass eine solch strikte Festlegung auf nur zwei Dateiformate ohne Ausnahmen erfolgt. Wie Rechtsanwalt Martin Schafhausen schon im schon im Juli-Heft 2017 des Anwaltsblatts schrieb (Schafhausen, AnwBl 2017, 717): Das schränke die Möglichkeit ein, dem Gericht – auch als Sachvortrag in einem Schriftsatz ‒ etwa Sound- oder Filmdateien zu übertragen.

ERVV: Mehr Vielfalt bei Dateiformaten wäre gut gewesen

Zum einen ist das nicht zukunftsgerichtet. Eine offenere Regelung mit Verweis auf die ohnehin nötigen Konkretisierungen (per Bekanntmachung der Dateiformate gem. § 5 Abs. 1 ERVV) wäre schon normtechnisch eleganter gewesen. Aber die Regelung erscheint auch praktisch aus verschiedenen Gründen unglücklich. So wäre es nicht für die Anwaltschaft, sondern auch für die Justiz sinnvoller, wenn die Gerichte die eingehende Post möglichst an zentralen Stellen in die für sie (zum jeweiligen Zeitpunkt) passenden Dateiformate unter eigener Qualitätssicherung umwandeln würden.

Außerdem soll die Verordnung gem. § 1 Abs. 1 für elektronische Dokumente, wie sie in § 130a ZPO und anderen Verfahrensordnungen erwähnt werden, gelten. Gemäß den Verfahrensordnungen gilt das Regime der ERVV also „für vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, für Anträge und Erklärungen der Parteien sowie für Auskünfte, Aussagen, Gutachten und Erklärungen Dritter“. Damit müssten auch alle etwaig eingescannten Anlagen als „durchsuchbares“ PDF vorliegen. Nach der Logik der Verordnung sollen sie also zuvor mit Texterkennungssoftware behandelt werden. Für die Qualität der Ergebnisse kann man freilich gerade bei handschriftlichen Aufzeichnungen nicht guten Gewissens garantieren. Immerhin ist mit diese Anforderung mit der Einschränkung „soweit technisch möglich“ entschärft worden. Spannend könnte dieser Punkt aber werden, wenn eines Tages vor Gericht geklärt werden soll, welche Anstrengungen der Einreicher unternehmen muss, um die Durchsuchbarkeit „technisch möglich“ zu machen.

Auch für die Datenübertragung selbst wäre es in manchen Fällen günstiger, wären andere Dateiformate erlaubt. So verbrauchen JPG-Dateien und andere komprimierbare Formate üblicherweise weitaus weniger Speicherplatz als zum Beispiel TIFF-Dateien. Es ist nicht zu erwarten, dass die zurzeit geltende Begrenzung auf 30 Megabyte pro Nachricht kurzfristig aufgehoben wird. Da bleibt den Nutzern bei großem Datenvolumen nur die Aufspaltung in mehrere Dateien und Nachrichten oder der Rückfall ins Papierzeitalter. Denn gem. § 3 ERVV kann die Übermittlung als Schriftsatz nach den allgemeinen Vorschriften erfolgen, wenn die bekanntgemachten Höchstgrenzen für die Anzahl oder das Volumen elektronischer Dokumente nicht eingehalten werden können, „möglichst unter Beifügung der Anlagen auf einem nach § 5 Absatz 1 Nummer 4 bekanntgemachten zulässigen physischen Datenträger.“ Diese Regelungstechnik lässt Böses, nämlich im Zweifel den Transport von Containern voller ausgedruckter E-Akten, befürchten… .

Immerhin enthält die Begründung zur Verordnung einige Klarstellungen. Nicht anwendbar sei die Verordnung auf Beweismittel, die nach den Vorschriften der jeweiligen Verfahrensordnung in das Gerichtsverfahren eingeführt werden. Damit können Beweismittel, die in elektronischer Form vorliegen, in ihrem originalen Format übermittelt werden. So könnten zum Beispiel Audio- und Videodateien durch „Vorlegung oder Übermittlung der Datei im Wege des Augenscheinsbeweises eingeführt werden“.

Zu Irritationen hatte auch der Ausschluss von Container-Signaturen (die bislang zulässig waren) in § 4 Abs. 2 ERVV geführt. Gemeint ist damit der Sachverhalt, dass mehrere elektronische Dokumente zusammengefasst mit einer elektronischen Signatur versehen werden. In Begründung heißt es dazu nun, dass die Vorschrift keine Anwendung auf elektronische Dokumente, die (ursprünglich) von Dritten mit einer Container-Signatur versehen, finde. So ist immerhin sichergestellt, dass der Einreicher nur für seinen eigenen Machtbereich verantwortlich ist. Dort aber muss er jedenfalls alle Dokumente einzeln signieren. Er wird die Stapelsignaturfunktionen seiner Signatursoftware oder die der beA-Webanwendung sehr zu schätzen wissen.

Was ist noch wichtig?

Für Anwältinnen und Anwälte ungewohnt ist die Anforderung aus § 2 Absatz 2 ERVV: Den elektronischen Dokumenten soll ein strukturierter maschinenlesbarer XML-Datensatz beigefügt werden. Darin enthalten sind unter anderem die Bezeichnungen von Gericht und Parteien, das Aktenzeichen und weiteres. Damit werden die Nutzer aber nicht alleine gelassen. Die Hersteller von Kanzleisoftware werden die Erzeugung der XML-Datensätze wohl implementieren. Außerdem soll das in der beA-Weboberfläche auch möglich sein. Der Start dieser Funktion ist aber ausweislich der BRAK-Stellungnahme vom Mai 2017 noch offen. Für das Gerichtsverfahren entscheidend sind übrigens weiter die Angaben im elektronischen Dokument selbst. Die Inhalte des XML-Datensatzes sind also nicht maßgeblich. Nichtsdestotrotz verdichtet sich die Sollvorschrift für professionelle Einreicher wie Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen ausweislich der Begründung zu einer Pflicht, die nur ausnahmsweise entfällt. Die Ausnahme könne eingreifen, wenn die Daten bei eilbedürftigen Vorgängen nicht rechtzeitig in Erfahrung gebracht werden können.

Zu einem späteren Zeitpunkt werden noch die Konkretisierungen nach § 5 Absatz 1 ERVV bekannt gemacht, die unter anderem die erlaubten Versionen der Dateiformate und Einzelheiten zur Anbringung der elektronischen Signatur regeln. Gefordert hatte der ERV-Ausschuss Übergangsfristen bei Änderungen der erlaubten Dateiformate. Dem wird durch eine Mindestgültigkeitsdauer Rechnung getragen. 

Ein weiterer Vorschlag  des DAV bezog sich auf die Teilnahme der Bürger am elektronischen Rechtsverkehr. Denn so detailreich die Identifizierung der juristischen Personen des öffentlichen Rechts für die Behördenpostfächer geregelt ist, so sehr fehlt ein Identifizierungsverfahren für natürliche Personen. Ein solches ist z.B. auch für DE-Mail vorgesehen. Dem hilft auch die jetzt verabschiedete Fassung der ERVV nicht ab. Jedermann kann ohne Nachweis seiner Identität am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen.

Fazit: ERVV ist ein Schritt der Vereinheitlichung

Insgesamt ist der Eindruck von der Verordnung zwiespältig: Einerseits ist sie eher von den Interessen der Justiz geprägt als von denen der Anwaltschaft. Andererseits bringt sie die lang erwartete und benötigte Standardisierung und Einheitlichkeit im Bundesgebiet. Das ist zumindest ein Schritt in die richtige Richtung: hin zur praktischen Nutzbarkeit und zur Effektivität im elektronischen Rechtsverkehr.

 

Rechtsassessor Sebastian Reiling, DAV, Berlin

 

 

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