Kanzleimanagement

Profes­sio­nelles Kanzlei­ma­na­gement in Zeiten des Fachkräftemangels

Das Jammern ist immer wieder auf DAV-Veran­stal­tungen zu hören: Es fehlen die Rechts­fachan­ge­stellten in den Kanzleien – und die, die dort arbeiten, wechseln inzwi­schen gerne zu zwar rechts­nahen, aber anwalts­fremden Arbeit­gebern. Bereits 2014 hatte Matthias Kilian gefragt, ob Rechts­fachan­ge­stellte eine ausster­bende Spezies seien (und das zum Glück verneint, Kilian AnwBl 2014, 417). Was bleibt ist die Erkenntnis, dass die Suche und das Binden von Renos heute eine anspruchs­volle Manage­men­t­aufgabe für Anwältinnen und Anwälte ist. Die Autorin gibt konkrete Tipps.

 

I. Die Anwalt-Reno-Symbiose

Anders als in den meisten Unter­nehmen basiert die Organi­sation einer Anwalts­kanzlei auf den gesetzlich festge­legten Berufs­pflichten der Rechtsanwälte. Aus diesem Grund genießen die Sekretäre und Sekretärinnen einer Anwalts­kanzlei auch eine entspre­chende spezielle Ausbildung. Rechts­an­walts­fachan­ge­stellte sind mit genau diesen Berufs­pflichten der Anwälte vertraut. Sie beherr­schen das Fristen­ma­na­gement, sind versiert im Umgang mit Gerichten und Behörden, kennen die Abrech­nungs- und Vollstre­ckungs­vor­schriften. Diese Symbiose zwischen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten und deren Fachan­ge­stellten bildet den Grund­stein für ein gut organi­siertes Kanzlei­system sowie ein ausgeprägtes Kanzlei­image.

Was aber, wenn plötzlich Personal wegfällt und neue Fachkräfte kaum nachkommen? In der Regel kann das Kanzleimanagement noch ein paar Wochen von den anderen Mitarbeitern aufrechterhalten werden. Hält der Personalmangel über einen längeren Zeitraum an, so fokussiert sich die Tätigkeit der Mitarbeiter zwangsläufig auf das Tagesgeschäft, ein Abwärtsstrudel in der Organisation sowie im Management setzt ein. Dies kann riskante Folgen für die Kanzlei haben und letztlich auch zum Imageverlust der Kanzlei führen.

II. Der Reno-Mangel

In genau dieser schwie­rigen Phase des Reno-Mangels befinden sich derzeit zahlreiche Anwalts­kanz­leien: Das Nachwuch­s­in­teresse hat stark abgenommen, Auszu­bil­dende für sich zu gewinnen wird immer schwie­riger. Hinzu kommt, dass bereits ausge­bildete Rechts­an­walts­fachan­ge­stellte immer häufiger Kanzleien verlassen, um neue beruf­liche Wege bei Behörden, in Sekre­ta­riaten großer Bauun­ter­nehmen oder Versi­che­rungen zu gehen. Dies hat meines Erachtens verschiedene Ursachen:

• Einer­seits ist der Berufs­cha­rakter von Rechts­an­walts­fachan­ge­stellten geprägt durch eigenständiges, genaues, pünktliches, friste­n­ori­en­tiertes Arbeiten. Sie sind belastbar, verfügen über ein ausgeprägtes Ausdrucksvermögen und können sich den unter­schied­lichen Situa­tionen verschie­denster Mandan­ten­gruppen perfekt anpassen. Genau diese positiven Eigen­schaften wollen sich auch andere Unter­nehmer unter­schied­lichster Branchen zu eigen machen und beschäftigen gezielt Rechts­an­walts­fachan­ge­stellte in ihren Sekre­ta­riaten. Auch das juris­tische Basis­wissen der Rechts­an­walts­fachan­ge­stellten wird auf dem aktuellen Arbeits­markt sehr geschätzt. So bietet zum Beispiel ein solides Basis­wissen im Arbeits­recht perfekte Voraus­set­zungen für den Einstieg in einer Perso­nal­ab­teilung, Kennt­nisse im Forde­rungs­einzug wiederum sind gern in der Baubranche und im Handel gesehen.

• Hinzu kommt, dass die Lebens­ein­stellung der heute um die 30-Jährigen (Generation Y) den Fokus darauf legt, sich beruflich auszu­pro­bieren, vom gerad­li­nigen Berufsweg abzugehen und neue Bereiche zu erkunden. Als Generation Y bezeichnet man die Menschen, die in den 1980er Jahren geboren worden sind. Diese Jahrgänge bilden aktuell einen großen Anteil an der Gesamt­menge der Arbeit­nehmer. Selten hat eine neue Generation so viele Auswir­kungen auf die Wirtschaft und das Arbeits­leben gehabt. Sie bringt hohe Erwar­tungen, Forde­rungen und Hoffnungen in den Arbeits­markt. Arbeit­nehmer der Generation Y legen mehr Wert auf emotionale Aspekte des Arbeit­ge­be­r­an­gebots als vorherige Genera­tionen. Die Unter­neh­mens­kultur und das Image der Arbeit­ge­ber­marke werden daher immer mehr als Erfolgs­faktor für den Arbeits­markt gelten.

Nicht zuletzt werben branchen­fremde poten­tielle Arbeit­geber – auch aufgrund des eigenen Fachkräftemangels – mit höheren Gehältern und Grati­fi­ka­tionen Rechts­an­walts­fachan­ge­stellte ab. Nur haben diese Unter­nehmen eines verstanden: Sie nutzen Querein­steiger, um ihre Abläufe aufrecht­er­halten zu können.

 

III. Neue Wege der Personalsuche und -bindung

Diese innovative Denkweise branchen­fremder Unter­nehmen – und das meine ich keineswegs negativ – in der Perso­nal­suche besitzen Rechtsanwälte meist noch nicht. Sie beharren auf dem (klassi­schen) Berufsbild der Rechts­an­walts­fachan­ge­stellten, leben die bishe­rigen Rollen­mo­delle in den Kanzleien und setzen so ihre verblei­benden Mitar­beiter aufgrund andau­ernden Perso­nal­mangels unnötig einer zusätzlichen Belastung aus. Dies wiederum hat häufig eine Ketten­re­aktion zur Folge und weitere Mitar­beiter verlassen die Kanzlei.

Um diesem Trend entge­gen­zu­wirken rief ich im Mai 2012 das Projekt „Kanzlei-Profes­sionell“ ins Leben.

Das Projekt selbst eignet sich sowohl für Berufs­ein­steiger als auch für erfahrene, langjährig am Markt etablierte Kanzleien im Veränderungs­prozess. Innerhalb von drei Monaten ist es möglich, durch Optimierung der Aufbau- und Ablau­f­or­ga­ni­sation sowie der Verla­gerung der Aufgaben der Mitar­beiter den Hafen des gewohnten Arbeit­sum­feldes wieder zu erreichen. In den meisten Bundesländern ist eine solche Beratungs­leistung unter bestimmten Voraus­set­zungen im Rahmen des Bundesförderpro­jektes „Unter­nehmens-Wert: Mensch“ mit bis zu 80 Prozent förderbar.

An dieser Stelle möchte ich jedoch noch einige Lösungsansätze aufzeigen, die kurz- und langfristig für Entlastung sorgen können:

 

1. Sind Sie als Arbeitgeber attraktiv?

Voraus­schicken möchte ich an dieser Stelle, dass wir uns in einer Arbeits­markt­si­tuation befinden, in welcher lediglich ein Wechsel­markt vorherrscht. Die Zahl der Stellen­ge­suche von Rechts­an­walts­fach­ge­stellten steigt höchstens kurz nach Ende der Ausbildung leicht an. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre Stellen­an­zeigen mit Optionen füllen, die branchenüblich nicht oft zu finden sind. Hierzu gehören zum Beispiel alter­nie­rende Arbeitszeit- und Arbeit­sort­an­gebote, Weiter­bil­dungsmöglich­keiten und Entwick­lungs­chancen. Ziehe ich den Vergleich zu Stellen­an­ge­boten andere Bereiche, lese ich oft von berufs­be­glei­tenden Aufstiegs­stu­diengängen oder der Quali­fi­kation zum Meister. Warum bieten Sie Ihren Mitar­beitern perspek­ti­visch nicht die Quali­fi­kation zum Rechts­fachwirt oder zum Verkehrs­un­fall­sach­be­ar­beiter? Bedenken Sie hierbei auch Ihre eigene Entlastung. Auch Rechts­an­walts­fachan­ge­stellte sind über Vereine, Foren etc. mitein­ander vernetzt. Überlegen Sie, ob nicht vielleicht ein Konzept für Mitar­bei­ter­emp­fehlung für Sie inter­essant wäre.

 

2. Die Balz um Auszubildende

Das belieb­teste Recher­chetool ist in der heutigen Zeit das Internet. Auch Jugend­liche infor­mieren sich bei der Berufswahl und später bei der Wahl ihres Ausbilders im Internet. Überprüfen Sie einmal kritisch, ob Ihr Inter­ne­t­auf­tritt anspre­chend und zeitgemäß ist. Machen Sie als Kanzlei auf sich aufmerksam und das möglichst kreativ. Ich habe zum Beispiel einmal sämtliche Mitar­beiter einer Kanzlei motiviert, an einem Unter­neh­menslauf teilzu­nehmen. Aber nein, nicht in normalen T-Shirts; alle Shirts waren mit unter­schied­lichen Slogans für die Azubi-Suche, dem Logo der Kanzlei und Kontakt­daten bedruckt – ein anstren­gender aber auch erfolg­reicher Versuch der Azubi-Suche, ganz nebenher auch ein tolles Teambuil­din­ger­eignis.

Vermitteln Sie poten­ti­ellen Auszu­bil­denden die Sicher­stellung der dauer­haften Begleitung während der Ausbildung. Auch das Angebot interner Schulungs­kon­zepte wirkt hier als zusätzlicher Anreiz.

 

3. Besetzen Sie vakante Stellen mit Quereinsteigern

Diese Option setzt jedoch voraus, dass alle Mitar­beiter der Kanzlei in diese Idee invol­viert werden. Dies speziell aus dem Grund, dass das Beschäftigen von Querein­steigern zur Folge hat, dass einige Dinge in der Aufga­ben­ver­teilung sowie in den organi­sa­to­ri­schen Abläufen der neuen Perso­nal­si­tuation angepasst werden müssen. Auch sollte man sich auf eine längere Einar­bei­tungs­phase einstellen. Spezi­al­auf­gaben, wie Fristen­ma­na­gement, Kosten­recht und Zwangs­voll­stre­ckung sollten zunächst bei den Rechts­an­walts­fachan­ge­stellten verbleiben, welche jedoch im Telefon­dienst, der allge­meinen Korre­spondenz aber auch der vorbe­rei­tenden Buchhaltung durch Querein­steiger Entlastung finden können.

Querein­steiger, welche einmal auf das vorherr­schende Organi­gramm der Kanzlei einge­ar­beitet sind, hegen meist geringe Wechsel­ab­sichten. Gerade weil sie als Querein­steiger anderen Branchen entspringen, haben sie auch meist ihr Ziel nach beruf­licher Veränderung erreicht.

 

4. Umschulung

Ich selbst habe als Dozentin für Umschüler-Rechts­an­walts­fachan­ge­stellter an einem Bildungsträger in Sachsen erlebt, wie erfolg­reich in der Erwach­se­nen­bildung eine solche Umschulung verlaufen kann. Auch wenn der vermit­telte Unter­richtsstoff hierbei in zwei Jahre gepackt werden muss, verbleibt dennoch genügend Zeit, die Umschüler gezielt auf das neue Berufsbild sowie die bevor­ste­hende Kammerprüfung vorzu­be­reiten.

Hier sollte man auch einmal die durchaus vorteil­hafte soziale Kompo­nente der Umschüler betrachten: Sie sind meist – aufgrund einer voraus­ge­gan­genen ersten Ausbildung – im Alter zwischen 25 und 45. Bedenken wir, dass wir als Kundschaft stets Menschen mit mehr oder weniger existenz­be­dro­henden recht­lichen Problemen haben, so können Mitar­beiter mit einer gewissen Lebens­er­fahrung oftmals besser mit unserer „Kunden­struktur“ umgehen. Außerdem: Wer sich auf eine Umschulung einlässt, macht dies aus dem eigenen Wunsch nach beruf­licher Veränderung heraus. Der Ehrgeiz und der Wille, dieses neuer­worbene Wissen unter Beweis zu stellen, sind bei den Umschülern deutlich spürbar und überaus bemer­kenswert.

 

5. Gedanken zur Mitarbeiterbindung

Mindestens genauso innovativ, wie bei der Besetzung vakanter Stellen, sollten Sie bei den Möglich­keiten der Mitar­bei­ter­bindung vorgehen. Wann haben Sie das letzte Mal Mitar­bei­ter­gespräche geführt. Wissen Sie, ob sich Ihre Mitar­beiter in Ihrer Kanzlei beruflich entwi­ckeln möchten, über- oder unter­fordert sind oder vielleicht bereits innerlich gekündigt haben? Nehmen Sie sich die Zeit für ein inten­sives Mitar­bei­ter­gespräch mindestens einmal pro Jahr.

Auch die privaten Umstände Ihrer Mitar­beiter verändern sich im Laufe der Zeit. Hinter­fragen Sie sich einmal selbst, wie famili­en­freundlich Ihre Kanzlei für Mitar­beiter ist und welche Unterstützungs­an­gebote möglich wären.

Weitere Benefits im Rahmen der Perso­nal­bindung könnten Maßnahmen im betrieb­lichen Gesund­heits­ma­na­gement sein. In aller Regel üben Sie und Ihre Mitar­beiter eine sitzende Tätigkeit aus. Beispielhaft seien hier Betei­li­gungen an Mitglieds­beiträgen in Sport­ver­einen, physio­the­ra­peu­ti­schen Angeboten oder Sport­studios genannt. Auch das Bereit­stellen von frischem Obst einmal pro Woche trägt positiv dazu bei.

 

IV. Fazit

Die vielen Instru­mente von der Perso­nal­planung bis zur Mitar­bei­ter­bindung habe ich nur recht kurso­risch aufge­zeigt. Nicht alle Hinweise werden auf jedes Kanzlei­profil passen, jedoch wünsche ich mir eines damit erreicht zu haben – jede Anwältin und jeder Anwalt sollte Blick­winkel zum Thema Personal erweitern, um mit gezielter Umsetzung einiger Ideen die perfekte Perso­nal­struktur für Ihre Kanzlei aufzu­bauen und zu festigen.


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