Legal Tech

Wie Kanzleien und der DAV Legal Tech heute nutzen

Baum-Gebilde

Alle reden von Legal Tech, manche probieren die neuen Möglich­keiten aus. Dazu gehören Kanzleien, aber auch der DAV. Wie das Wissen heute, morgen neu aufbe­reitet sein wird.

Von etablierten Juristen entwi­ckelte Softwa­re­pro­dukte sind längst auf dem Markt. Großkanzleien, aber auch Unter­nehmen oder juris­tische Verbände arbeiten seit Jahren intern an softwa­re­ba­sierten Produkten und stellen Ihren Mandanten und Kollegen die ersten Ergeb­nisse zur Verfügung. Ein Trend der Großen? Mitnichten: Ein Blick in die Entwick­lungs­pro­zesse aktueller Legal Tech-Angebote zeigt, dass auch mittelständische Kanzleien sich hier etwas abgucken können - und in Zukunft wohl auch müssen. Eine struk­tu­rierte und lösungs­ori­en­tierte Heran­ge­hens­weise ist hier der Schlüssel.

Bei der internen Entwicklung können verschiedene Aspekte im Fokus stehen: Etwa die Optimierung eigener Arbeitspro­zesse, die Erwei­terung des Produkt­spek­trums oder das gezielte Erreichen der eigenen Zielgruppe. Das Tool zur Fremd­per­so­nal­ein­satzprüfung von CMS, die angelernte Review-Software von Fresh­fields oder das Anwalts­blatt-Honor­artool des Deutschen Anwalt­vereins zeigen beispielhaft, was bei Planung und Umsetzung eines internen Legal Tech-Projektes wichtig und möglich ist.

Selbst­op­ti­mierung durch Legal Tech

Großkanzleien stehen oft vor der Heraus­for­derung, besonders kurzfristig und flexibel auf die Bedürfnisse ihrer Mandanten eingehen zu müssen. Ohne den Einsatz von Techno­logien ließe sich diesem Anspruch bei umfang­reichen Mandaten kaum noch gerecht werden. „Innovative neue Techno­logien tragen dazu bei, dass wir in vielen Bereichen unserer Arbeit Effizienz, Genau­igkeit und Geschwin­digkeit weiter erhöhen können“, sagt Laura Knoke (Associate bei Fresh­fields Bruckhaus Deringer) dem Anwalts­blatt.

Zur schnel­leren Mandats­be­ar­beitung nutzt und trainiert die Kanzlei die Software „Kira“, welche wesent­liche Infor­ma­tionen aus maschi­nen­les­baren Datensätzen wie etwa Verträgen, E-Mails und Klage­schriften heraus­lesen kann. So können im Ergebnis beispiels­weise kritische Klauseln in Tabel­lenform ausge­geben werden. Um die gewünschten Infor­ma­tionen im einzelnen Mandat zu erhalten, muss die Software jedoch mit relevanten Daten­bei­spielen „angelernt“ werden. „In der Planung ist insbe­sondere die Zeit zu beachten, die das Antrai­nieren eines Tools auf indivi­duelle Bedürfnisse benötigt, ohne dass in dieser Zeit schon Ergeb­nisse geliefert werden können“, erläutert Knoke.

Wichtig seien auch passende Schnitt­stellen, die die Weiter­ver­ar­beitung der Ergeb­nisse ermöglichten. Denn auch schon die Ausgabe konso­li­dierter Ergeb­nisse spare Zeit im weiteren Prozess. Besonders bei umfang­reichen Prüfungen ergebe sich laut Knoke ein weiterer Vorteil: „Dadurch, dass wir zu jedem gegebenen Zeitpunkt Zwischen­er­geb­nisse generieren, ist der Prüfungs­prozess sehr effizient steuerbar und wir erkennen noch schneller, wenn es irgendwo hakt.“

Aber auch für kleinere Kanzleien und weniger umfang­reiche Mandate kann angelernte Software helfen, wichtige Infor­ma­tionen aus Datensätzen zu filtern und Inkon­sis­tenzen aufzu­zeigen.  Die Voraus­set­zungen, um das Potential von Legal Tech auszuschöpfen, dürften sich von denen einer Großkanzlei zumindest nicht unter­scheiden: „Man braucht den Mut zum Auspro­bieren und die Bereit­schaft, sich mit den bereits einge­setzten Softwarelösungen zu beschäftigen.“

Die Prüfung in Mandan­tenhand geben

Eine Effizienzsteigerung ist aber auch durch Produkte möglich, die den Mandanten direkt an die Hand gegeben werden. CMS Hasche Siegle bietet das IT-basierte Tool FPE (Fremdpersonaleinsatz) zur Einzelfallprüfung an. Dieses führt den Mandanten durch eine Datenabfrage und liefert eine Einschätzung, ob Aufträge des Mandanten als Werk- oder Dienstvertrag vergeben werden können. Der Mandant kann die Prüfung mit dem Tool selbst vornehmen und in uneindeutigen Fällen die Kanzlei konsultieren.

Die Rechtsanwälte Dr. Frederik Leenen und Eric Loewenthal der Kanzlei CMS Hasche Sigle teilten auf den Legal Trans­for­mation Days am 19. Juni 2018 in Berlin Erfah­rungen und Tipps aus der inhouse Entwicklung von Legal Tech-Anwen­dungen: „Die wichtigste Voraus­setzung ist es, sich Raum für das Projekt zu schaffen und diesen freizu­halten.“ Bereits die Ideen­findung solle in inter­dis­ziplinären Teams sattfinden. Zudem sollten Ansprech­partner für einzelne Projek­t­auf­gaben bestimmt werden sowie ein Feedback­system etabliert werden.

Um die konkrete Idee mit Wissen zu unterfüttern, müssten vorhandene Datensätze struk­tu­riert erfasst werden. „Hierbei darf nicht in klassi­schen Verträgen gedacht werden. Das Wissen muss statt­dessen in kleinste Infor­ma­ti­ons­ein­heiten unter­teilt werden“, sagten die Anwälte. Für die Entwicklung von FPE konnte die Kanzlei auf die Ergeb­nisse tausender vormals händisch geprüfter Fälle zurückgreifen. „Aber gute Ideen lassen sich auch schon im Kleinen bestätigen“, sagte Leenen. Eine frühe Validierung durch Proto­typen sei ratsam. Danach müsste entschieden werden, wo und wie das Produkt sich in die Kanzleiabläufe einfügen und einen Mehrwert schaffen könnte.

Beim anschließenden Businessplan sei zu berücksich­tigen, dass der Erfolg möglicher­weise erst in einigen Jahren spürbar sei und für diesen Zeitraum Budget und perso­nelle Ressourcen zur Verfügung gestellt werden müssten. Eine gelebte Projekt-Infra­struktur sorge dafür, dass die Projekt­fortführung nicht durch andere Alltags­auf­gaben verdrängt oder der Fokus auf den Nutzen des Produktes verloren werde.

Wissen zugänglich machen: Anwalts­blatt-Honor­artool

Doch nicht nur Großkanzleien erproben derzeit die Möglichkeiten von Legal Tech. „Wir haben überlegt, wie wir unseren Mitgliedern Inhalte des Anwaltsblattes gezielt zugänglich machen können“, sagt Sabrina Reckin, Wissenschaftliche Referentin des DAV, im Interview. Als Ergebnis dieser Überlegung stellte der Deutsche Anwaltverein zum Anwaltstag 2018 das Anwaltsblatt-Honorartool online, das inzwischen auf einer Software des Legal-Tech-Unternehmen Bryter läuft.

Dieses ermöglicht es Nutzern, durch die Beant­wortung kurzer Fragen eine Übersicht über die Anfor­de­rungen einer wirksamen Vergütungs­ver­ein­barung für das konkrete Mandat zu erhalten, basierend auf den Inhalten des Aufsatzes „Die Vergütungs­ver­ein­barung des Rechts­an­walts“ von N. Schneider. „Ein Textbeitrag erhebt meist Anspruch auf Vollständigkeit – das bedeutet aber automa­tisch, dass Leser mehr Infor­ma­tionen erhalten, als sie in ihrer konkreten Situation benötigen“, sagte Reckin. „Das Honor­artool gibt dem Nutzer statt­dessen nur die für den jewei­ligen Einzelfall relevanten Passagen und Zusatz­in­for­ma­tionen aus.“

Am Anfang der Produkt­ent­wicklung stand die Zerlegung des Artikels in einzelne Gedan­kenstränge nach dem „Was ist, wenn ... ?“-Prinzip. Hierbei gilt es zu filtern, welche Eckpunkte noch abgefragt und welche Inhalte am Ende ausge­geben werden müssen in Abhängigkeit von der Beant­wortung der voran­ge­gan­genen Frage: Handelt es sich um eine Beratung oder eine Vertretung? Zu welchem Zeitpunkt soll die Verein­barung geschlossen werden? Die so entste­henden Gedankenbäume ermöglichen die technische Abbildung des Sachver­halts.

„Zu Projekt­beginn haben wir uns mit den Entwicklern zusam­men­ge­setzt und besprochen, was wir uns vorstellen und was technisch möglich ist – und das ist heute meist mehr, als man denkt,“ sagt Reckin. Sie rät Anwältinnen und Anwälten, keine Angst davor zu haben, sich mit den neuen Techno­logien ausein­an­der­zu­setzen, sondern die Chancen zu entdecken, Wissens­wei­tergabe und Arbeitspro­zesse effizi­enter zu gestalten. „Wie kann ich durch den Einsatz von Techno­logien einen Mehrwert für die Nutzer schaffen? Welches Infor­ma­ti­onsbedürfnis will ich erfüllen?“ Konkrete Fragen wie diese sollten bei der Entwicklung stets im Hinterkopf behalten werden. So erstellt das Anwalts­blatt-Honor­artool eine Check­liste für eine wirksame Honorar­ver­ein­barung mit den einschlägigen aktuellen recht­lichen Grund­lagen und wichtigen Entschei­dungen: „Hier wird Anwältinnen und Anwälten Wissen bedarfs­ge­recht zugänglich gemacht“, sagt Reckin, „Und zwar so schnell und einfach, dass es bequem in den Anwalt­salltag passt.“

Laura Knoke im Interview: Technik unterstützt Anwältinnen und Anwälte

Wie Fresh­fields Legal-Tech-Anwen­dungen verwendet, erläutert Laura Knoke ausführlich im Interview mit dem Anwalts­blatt.

Legal Tech Anwen­dungen unterstützen uns im Rahmen unserer Mandats­arbeit dabei, umfang­reiche Datenbestände noch effizi­enter und präziser zu verar­beiten. Die neuen Techno­logien ermöglichen es uns, viele Prozesse, die zuvor händisch bearbeitet wurden, zu automa­ti­sieren und zu konso­li­dieren und können die ohnehin sehr eng verzahnte praxis- und standortübergrei­fende Zusam­men­arbeit unserer Teams bei globalen Trans­ak­tionen erleichtern.

Innovative neue Techno­logien tragen dazu bei, dass wir in vielen Bereichen unserer Arbeit Effizienz, Genau­igkeit und Geschwin­digkeit weiter erhöhen und somit oftmals noch kurzfris­tiger und flexibler auf die Bedürfnisse unserer Mandanten eingehen können. Unser Anspruch ist es, unseren Mandaten weltweit erstklassige, integrierte Beratung aus einer Hand in einer sich stetig wandelnden Welt zu bieten – mit der Expertise, der Kreativität und der Erfahrung unserer inter­na­tio­nalen Teams in Kombi­nation mit dem Einsatz innova­tiver Legal Tech Produkte.

Die Software Kira kann im Wesent­lichen aus maschi­nen­les­baren Datensätzen – etwa Verträgen, Emails oder Klage­schriften - Inhalte extra­hieren und in der für den Anwalt gewünschten Form wieder­geben. Die Analyse der Datensätze geht dabei über eine reine Schlag­wortsuche hinaus und ermöglicht die Suche nach Satzketten, Textblöcken oder Klauseln. Die extra­hierten Inhalte, zum Beispiel die im Datensatz enthal­tenen kriti­schen Klauseln, können dann zur Weiter­be­ar­beitung indivi­duell aufbe­reitet ausge­geben werden: etwa in Tabel­lenform oder den wesent­lichen Inhalten eines Vertrages übersichtlich auf einer Seite. Die Software kann darüber hinaus hilfreiche Statis­tiken quasi „auf Knopf­druck“ liefern: Wie häufig kommt eine bestimmte Klausel in dem Datensatz vor? Welche wieder­keh­renden sonstigen Infor­ma­tionen sind in dem Datensatz enthalten? Die recht­liche Bewertung der so extra­hierten Inhalte erfolgt natürlich weiterhin durch Anwälte.

Zunächst muss sich die zur Verfügung stehende Daten­basis für den Einsatz dieser Techno­logien eignen, sprich die Daten müssen in maschi­nen­les­barer und ausrei­chend homogener Form vorliegen. Eine Vielzahl handschrift­licher Änderungen oder sprach­licher Varianzen in den Dokumenten, schlechte Scanqualität und große Unter­schiede im Format der zu unter­su­chenden Daten (Emails, Verträge, sonstige Texte, Änderungen und Vertrags­be­en­di­gungen in separaten Dokumenten), können dem entge­gen­stehen. Die konkrete Aufgabe muss einen signi­fi­kanten Anteil wieder­keh­render und gleichförmiger Arbeit enthalten, damit sich der Einsatz und gegebe­nen­falls das Trainieren einer Techno­logie lohnt. Dann können Inhalte zuverlässig gefunden und Inkon­sis­tenzen in der Prüfung zügig aufge­deckt werden. 

Das jeweils einge­setzte Tool muss überdies das Ergebnis in der für ein bestimmtes Mandat gewünschten Form liefern können. Beispiels­weise wäre eine reine Stich­wortsuche oder Suche nach einem bestimmten Datum mit Kira sehr zeitauf­wendig und damit weniger inter­essant. Hierfür gibt es geeig­netere Tools. Bei der Planung ist insbe­sondere die Zeit zu beachten, die das antrai­nieren eines Tools auf indivi­duelle Bedürfnisse benötigt, ohne dass in dieser Zeit schon Ergeb­nisse geliefert werden können. Auch wenn das Tool nicht den von einem Mandanten gewünschten Output liefern kann und zum Beispiel nur einen Bericht in einem vorbe­stimmten Format liefert, ist dies für die Planung entscheidend.

Bei Fresh­fields kümmern sich einge­spielte Teams aus Anwälten und Legal Tech Spezia­listen um das Anlernen des Systems. In diesen Teams wird auch entschieden, ob sich der Einsatz von Software in einem konkreten Mandat anbietet und welche Anwen­dungen am besten geeignet sind. 

Viele Tools sind bereits vom Hersteller mit Funktio­nalitäten, zum Beispiel zur Suche nach bestimmten bereits trainierten Klauseln ausge­stattet, so dass die Ergeb­nisse sofort nutzbar sind. Muss die Software aber erst trainiert oder mehrere Tools mitein­ander kombi­niert werden, hängt es von der Daten­menge und –komplexität ab, ab wann die Ergeb­nisse nutzbar sind. Unser Ziel ist es natürlich, diese Zeitspanne jeweils so gering wie möglich zu halten.

Die Zeiter­sparnis an sich ist sicherlich bei Mandaten mit mehreren tausend Dokumenten am deutlichsten spürbar, aber der Einsatz einer Software kann auch schon bei kleineren Daten­mengen sinnvoll sein. Diese Entscheidung treffen wir im Team im indivi­du­ellen Fall und auf die Erfor­der­nisse des Mandats abgestimmt.

Ein klarer Vorteil bei der softwa­regestützten Dokumentenüberprüfung ist der Zeitgewinn gegenüber der herkömmlichen Bearbeitung. Nicht nur die Prüfung selbst ist schneller, die Ergeb­nisse werden auch konso­li­diert ausge­geben, ohne dass dies weiteren Zeiteinsatz erfordert. Darüber hinaus können wir auf Mandantenwünsche noch besser eingehen und das Ergebnis der Überprüfung kurzfristig anpassen, abwandeln und repro­du­zieren. Dadurch, dass wir zu jedem gegebenen Zeitpunkt Zwischen­er­geb­nisse generieren, ist der Prüfungs­prozess sehr effizient steuerbar und wir erkennen noch schneller, wenn es irgendwo hakt.

 


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