Legal Tech

Wie Kanzleien und der DAV Legal Tech heute nutzen

„Zu Projekt­beginn haben wir uns mit den Entwicklern zusam­men­ge­setzt und besprochen, was wir uns vorstellen und was technisch möglich ist – und das ist heute meist mehr, als man denkt,“ sagt Reckin. Sie rät Anwältinnen und Anwälten, keine Angst davor zu haben, sich mit den neuen Techno­logien ausein­an­der­zu­setzen, sondern die Chancen zu entdecken, Wissens­wei­tergabe und Arbeitspro­zesse effizi­enter zu gestalten. „Wie kann ich durch den Einsatz von Techno­logien einen Mehrwert für die Nutzer schaffen? Welches Infor­ma­ti­onsbedürfnis will ich erfüllen?“ Konkrete Fragen wie diese sollten bei der Entwicklung stets im Hinterkopf behalten werden. So erstellt das Anwalts­blatt-Honor­artool eine Check­liste für eine wirksame Honorar­ver­ein­barung mit den einschlägigen aktuellen recht­lichen Grund­lagen und wichtigen Entschei­dungen: „Hier wird Anwältinnen und Anwälten Wissen bedarfs­ge­recht zugänglich gemacht“, sagt Reckin, „Und zwar so schnell und einfach, dass es bequem in den Anwalt­salltag passt.“

Laura Knoke im Interview: Technik unterstützt Anwältinnen und Anwälte

Wie Fresh­fields Legal-Tech-Anwen­dungen verwendet, erläutert Laura Knoke ausführlich im Interview mit dem Anwalts­blatt.

Legal Tech Anwen­dungen unterstützen uns im Rahmen unserer Mandats­arbeit dabei, umfang­reiche Datenbestände noch effizi­enter und präziser zu verar­beiten. Die neuen Techno­logien ermöglichen es uns, viele Prozesse, die zuvor händisch bearbeitet wurden, zu automa­ti­sieren und zu konso­li­dieren und können die ohnehin sehr eng verzahnte praxis- und standortübergrei­fende Zusam­men­arbeit unserer Teams bei globalen Trans­ak­tionen erleichtern.

Innovative neue Techno­logien tragen dazu bei, dass wir in vielen Bereichen unserer Arbeit Effizienz, Genau­igkeit und Geschwin­digkeit weiter erhöhen und somit oftmals noch kurzfris­tiger und flexibler auf die Bedürfnisse unserer Mandanten eingehen können. Unser Anspruch ist es, unseren Mandaten weltweit erstklassige, integrierte Beratung aus einer Hand in einer sich stetig wandelnden Welt zu bieten – mit der Expertise, der Kreativität und der Erfahrung unserer inter­na­tio­nalen Teams in Kombi­nation mit dem Einsatz innova­tiver Legal Tech Produkte.

Die Software Kira kann im Wesent­lichen aus maschi­nen­les­baren Datensätzen – etwa Verträgen, Emails oder Klage­schriften - Inhalte extra­hieren und in der für den Anwalt gewünschten Form wieder­geben. Die Analyse der Datensätze geht dabei über eine reine Schlag­wortsuche hinaus und ermöglicht die Suche nach Satzketten, Textblöcken oder Klauseln. Die extra­hierten Inhalte, zum Beispiel die im Datensatz enthal­tenen kriti­schen Klauseln, können dann zur Weiter­be­ar­beitung indivi­duell aufbe­reitet ausge­geben werden: etwa in Tabel­lenform oder den wesent­lichen Inhalten eines Vertrages übersichtlich auf einer Seite. Die Software kann darüber hinaus hilfreiche Statis­tiken quasi „auf Knopf­druck“ liefern: Wie häufig kommt eine bestimmte Klausel in dem Datensatz vor? Welche wieder­keh­renden sonstigen Infor­ma­tionen sind in dem Datensatz enthalten? Die recht­liche Bewertung der so extra­hierten Inhalte erfolgt natürlich weiterhin durch Anwälte.

Zunächst muss sich die zur Verfügung stehende Daten­basis für den Einsatz dieser Techno­logien eignen, sprich die Daten müssen in maschi­nen­les­barer und ausrei­chend homogener Form vorliegen. Eine Vielzahl handschrift­licher Änderungen oder sprach­licher Varianzen in den Dokumenten, schlechte Scanqualität und große Unter­schiede im Format der zu unter­su­chenden Daten (Emails, Verträge, sonstige Texte, Änderungen und Vertrags­be­en­di­gungen in separaten Dokumenten), können dem entge­gen­stehen. Die konkrete Aufgabe muss einen signi­fi­kanten Anteil wieder­keh­render und gleichförmiger Arbeit enthalten, damit sich der Einsatz und gegebe­nen­falls das Trainieren einer Techno­logie lohnt. Dann können Inhalte zuverlässig gefunden und Inkon­sis­tenzen in der Prüfung zügig aufge­deckt werden. 

Das jeweils einge­setzte Tool muss überdies das Ergebnis in der für ein bestimmtes Mandat gewünschten Form liefern können. Beispiels­weise wäre eine reine Stich­wortsuche oder Suche nach einem bestimmten Datum mit Kira sehr zeitauf­wendig und damit weniger inter­essant. Hierfür gibt es geeig­netere Tools. Bei der Planung ist insbe­sondere die Zeit zu beachten, die das antrai­nieren eines Tools auf indivi­duelle Bedürfnisse benötigt, ohne dass in dieser Zeit schon Ergeb­nisse geliefert werden können. Auch wenn das Tool nicht den von einem Mandanten gewünschten Output liefern kann und zum Beispiel nur einen Bericht in einem vorbe­stimmten Format liefert, ist dies für die Planung entscheidend.

Bei Fresh­fields kümmern sich einge­spielte Teams aus Anwälten und Legal Tech Spezia­listen um das Anlernen des Systems. In diesen Teams wird auch entschieden, ob sich der Einsatz von Software in einem konkreten Mandat anbietet und welche Anwen­dungen am besten geeignet sind. 

Viele Tools sind bereits vom Hersteller mit Funktio­nalitäten, zum Beispiel zur Suche nach bestimmten bereits trainierten Klauseln ausge­stattet, so dass die Ergeb­nisse sofort nutzbar sind. Muss die Software aber erst trainiert oder mehrere Tools mitein­ander kombi­niert werden, hängt es von der Daten­menge und –komplexität ab, ab wann die Ergeb­nisse nutzbar sind. Unser Ziel ist es natürlich, diese Zeitspanne jeweils so gering wie möglich zu halten.

Die Zeiter­sparnis an sich ist sicherlich bei Mandaten mit mehreren tausend Dokumenten am deutlichsten spürbar, aber der Einsatz einer Software kann auch schon bei kleineren Daten­mengen sinnvoll sein. Diese Entscheidung treffen wir im Team im indivi­du­ellen Fall und auf die Erfor­der­nisse des Mandats abgestimmt.

Ein klarer Vorteil bei der softwa­regestützten Dokumentenüberprüfung ist der Zeitgewinn gegenüber der herkömmlichen Bearbeitung. Nicht nur die Prüfung selbst ist schneller, die Ergeb­nisse werden auch konso­li­diert ausge­geben, ohne dass dies weiteren Zeiteinsatz erfordert. Darüber hinaus können wir auf Mandantenwünsche noch besser eingehen und das Ergebnis der Überprüfung kurzfristig anpassen, abwandeln und repro­du­zieren. Dadurch, dass wir zu jedem gegebenen Zeitpunkt Zwischen­er­geb­nisse generieren, ist der Prüfungs­prozess sehr effizient steuerbar und wir erkennen noch schneller, wenn es irgendwo hakt.

 


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