Legal Tech

Wie Kanzleien und der DAV Legal Tech heute nutzen

Am Anfang der Produkt­ent­wicklung stand die Zerlegung des Artikels in einzelne Gedan­kenstränge nach dem „Was ist, wenn ... ?“-Prinzip. Hierbei gilt es zu filtern, welche Eckpunkte noch abgefragt und welche Inhalte am Ende ausge­geben werden müssen in Abhängigkeit von der Beant­wortung der voran­ge­gan­genen Frage: Handelt es sich um eine Beratung oder eine Vertretung? Zu welchem Zeitpunkt soll die Verein­barung geschlossen werden? Die so entste­henden Gedankenbäume ermöglichen die technische Abbildung des Sachver­halts. „Zu Projekt­beginn haben wir uns mit den Entwicklern zusam­men­ge­setzt und besprochen, was wir uns vorstellen und was technisch möglich ist – und das ist heute meist mehr, als man denkt,“ sagt Reckin. Sie rät Anwältinnen und Anwälten, keine Angst davor zu haben, sich mit den neuen Techno­logien ausein­an­der­zu­setzen, sondern die Chancen zu entdecken, Wissens­wei­tergabe und Arbeitspro­zesse effizi­enter zu gestalten. „Wie kann ich durch den Einsatz von Techno­logien einen Mehrwert für die Nutzer schaffen? Welches Infor­ma­ti­onsbedürfnis will ich erfüllen?“ Konkrete Fragen wie diese sollten bei der Entwicklung stets im Hinterkopf behalten werden. So erstellt das Anwalts­blatt-Honor­artool eine Check­liste für eine wirksame Honorar­ver­ein­barung mit den einschlägigen aktuellen recht­lichen Grund­lagen und wichtigen Entschei­dungen: „Hier wird Anwältinnen und Anwälten Wissen bedarfs­ge­recht zugänglich gemacht“, sagt Reckin, „Und zwar so schnell und einfach, dass es bequem in den Anwalt­salltag passt.“

Laura Knoke im Interview: Technik unterstützt Anwältinnen und Anwälte

Wie Fresh­fields Legal-Tech-Anwen­dungen verwendet, erläutert Laura Knoke ausführlich im Interview mit dem Anwalts­blatt.

Legal Tech Anwendungen unterstützen uns im Rahmen unserer Mandatsarbeit dabei, umfangreiche Datenbestände noch effizienter und präziser zu verarbeiten. Die neuen Technologien ermöglichen es uns, viele Prozesse, die zuvor händisch bearbeitet wurden, zu automatisieren und zu konsolidieren und können die ohnehin sehr eng verzahnte praxis- und standortübergreifende Zusammenarbeit unserer Teams bei globalen Transaktionen erleichtern.

 

Innovative neue Technologien tragen dazu bei, dass wir in vielen Bereichen unserer Arbeit Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit weiter erhöhen und somit oftmals noch kurzfristiger und flexibler auf die Bedürfnisse unserer Mandanten eingehen können. Unser Anspruch ist es, unseren Mandaten weltweit erstklassige, integrierte Beratung aus einer Hand in einer sich stetig wandelnden Welt zu bieten – mit der Expertise, der Kreativität und der Erfahrung unserer internationalen Teams in Kombination mit dem Einsatz innovativer Legal Tech Produkte.

Die Software Kira kann im Wesentlichen aus maschinenlesbaren Datensätzen – etwa Verträgen, Emails oder Klageschriften - Inhalte extrahieren und in der für den Anwalt gewünschten Form wiedergeben. Die Analyse der Datensätze geht dabei über eine reine Schlagwortsuche hinaus und ermöglicht die Suche nach Satzketten, Textblöcken oder Klauseln. Die extrahierten Inhalte, zum Beispiel die im Datensatz enthaltenen kritischen Klauseln, können dann zur Weiterbearbeitung individuell aufbereitet ausgegeben werden: etwa in Tabellenform oder den wesentlichen Inhalten eines Vertrages übersichtlich auf einer Seite. Die Software kann darüber hinaus hilfreiche Statistiken quasi „auf Knopfdruck“ liefern: Wie häufig kommt eine bestimmte Klausel in dem Datensatz vor? Welche wiederkehrenden sonstigen Informationen sind in dem Datensatz enthalten? Die rechtliche Bewertung der so extrahierten Inhalte erfolgt natürlich weiterhin durch Anwälte.

 

Zunächst muss sich die zur Verfügung stehende Daten­basis für den Einsatz dieser Techno­logien eignen, sprich die Daten müssen in maschi­nen­les­barer und ausrei­chend homogener Form vorliegen. Eine Vielzahl handschrift­licher Änderungen oder sprach­licher Varianzen in den Dokumenten, schlechte Scanqualität und große Unter­schiede im Format der zu unter­su­chenden Daten (Emails, Verträge, sonstige Texte, Änderungen und Vertrags­be­en­di­gungen in separaten Dokumenten), können dem entge­gen­stehen. Die konkrete Aufgabe muss einen signi­fi­kanten Anteil wieder­keh­render und gleichförmiger Arbeit enthalten, damit sich der Einsatz und gegebe­nen­falls das Trainieren einer Techno­logie lohnt. Dann können Inhalte zuverlässig gefunden und Inkon­sis­tenzen in der Prüfung zügig aufge­deckt werden. 

Das jeweils einge­setzte Tool muss überdies das Ergebnis in der für ein bestimmtes Mandat gewünschten Form liefern können. Beispiels­weise wäre eine reine Stich­wortsuche oder Suche nach einem bestimmten Datum mit Kira sehr zeitauf­wendig und damit weniger inter­essant. Hierfür gibt es geeig­netere Tools. Bei der Planung ist insbe­sondere die Zeit zu beachten, die das antrai­nieren eines Tools auf indivi­duelle Bedürfnisse benötigt, ohne dass in dieser Zeit schon Ergeb­nisse geliefert werden können. Auch wenn das Tool nicht den von einem Mandanten gewünschten Output liefern kann und zum Beispiel nur einen Bericht in einem vorbe­stimmten Format liefert, ist dies für die Planung entscheidend.

Bei Freshfields kümmern sich eingespielte Teams aus Anwälten und Legal Tech Spezialisten um das Anlernen des Systems. In diesen Teams wird auch entschieden, ob sich der Einsatz von Software in einem konkreten Mandat anbietet und welche Anwendungen am besten geeignet sind. 

 

Viele Tools sind bereits vom Hersteller mit Funktionalitäten, zum Beispiel zur Suche nach bestimmten bereits trainierten Klauseln ausgestattet, so dass die Ergebnisse sofort nutzbar sind. Muss die Software aber erst trainiert oder mehrere Tools miteinander kombiniert werden, hängt es von der Datenmenge und –komplexität ab, ab wann die Ergebnisse nutzbar sind. Unser Ziel ist es natürlich, diese Zeitspanne jeweils so gering wie möglich zu halten.

 

Die Zeitersparnis an sich ist sicherlich bei Mandaten mit mehreren tausend Dokumenten am deutlichsten spürbar, aber der Einsatz einer Software kann auch schon bei kleineren Datenmengen sinnvoll sein. Diese Entscheidung treffen wir im Team im individuellen Fall und auf die Erfordernisse des Mandats abgestimmt.

Ein klarer Vorteil bei der softwaregestützten Dokumentenüberprüfung ist der Zeitgewinn gegenüber der herkömmlichen Bearbeitung. Nicht nur die Prüfung selbst ist schneller, die Ergebnisse werden auch konsolidiert ausgegeben, ohne dass dies weiteren Zeiteinsatz erfordert. Darüber hinaus können wir auf Mandantenwünsche noch besser eingehen und das Ergebnis der Überprüfung kurzfristig anpassen, abwandeln und reproduzieren. Dadurch, dass wir zu jedem gegebenen Zeitpunkt Zwischenergebnisse generieren, ist der Prüfungsprozess sehr effizient steuerbar und wir erkennen noch schneller, wenn es irgendwo hakt.

 


Zurück