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Legal Tech

Wie Kanzleien und der DAV Legal Tech heute nutzen

Alle reden von Legal Tech, manche probieren die neuen Möglich­keiten aus. Dazu gehören Kanzleien, aber auch der DAV. Wie das Wissen heute, morgen neu aufbe­reitet sein wird.

Von etablierten Juristen entwi­ckelte Softwa­re­pro­dukte sind längst auf dem Markt. Großkanzleien, aber auch Unter­nehmen oder juris­tische Verbände arbeiten seit Jahren intern an softwa­re­ba­sierten Produkten und stellen Ihren Mandanten und Kollegen die ersten Ergeb­nisse zur Verfügung. Ein Trend der Großen? Mitnichten: Ein Blick in die Entwick­lungs­pro­zesse aktueller Legal Tech-Angebote zeigt, dass auch mittelständische Kanzleien sich hier etwas abgucken können - und in Zukunft wohl auch müssen. Eine struk­tu­rierte und lösungs­ori­en­tierte Heran­ge­hens­weise ist hier der Schlüssel.

Bei der internen Entwicklung können verschiedene Aspekte im Fokus stehen: Etwa die Optimierung eigener Arbeitspro­zesse, die Erwei­terung des Produkt­spek­trums oder das gezielte Erreichen der eigenen Zielgruppe. Das Tool zur Fremd­per­so­nal­ein­satzprüfung von CMS, die angelernte Review-Software von Fresh­fields oder das Anwalts­blatt-Honor­artool des Deutschen Anwalt­vereins zeigen beispielhaft, was bei Planung und Umsetzung eines internen Legal Tech-Projektes wichtig und möglich ist.

Selbstoptimierung durch Legal Tech

Großkanzleien stehen oft vor der Heraus­for­derung, besonders kurzfristig und flexibel auf die Bedürfnisse ihrer Mandanten eingehen zu müssen. Ohne den Einsatz von Techno­logien ließe sich diesem Anspruch bei umfang­reichen Mandaten kaum noch gerecht werden. „Innovative neue Techno­logien tragen dazu bei, dass wir in vielen Bereichen unserer Arbeit Effizienz, Genau­igkeit und Geschwin­digkeit weiter erhöhen können“, sagt Laura Knoke (Associate bei Fresh­fields Bruckhaus Deringer) dem Anwalts­blatt. Zur schnel­leren Mandats­be­ar­beitung nutzt und trainiert die Kanzlei die Software „Kira“, welche wesent­liche Infor­ma­tionen aus maschi­nen­les­baren Datensätzen wie etwa Verträgen, E-Mails und Klage­schriften heraus­lesen kann. So können im Ergebnis beispiels­weise kritische Klauseln in Tabel­lenform ausge­geben werden. Um die gewünschten Infor­ma­tionen im einzelnen Mandat zu erhalten, muss die Software jedoch mit relevanten Daten­bei­spielen „angelernt“ werden. „In der Planung ist insbe­sondere die Zeit zu beachten, die das Antrai­nieren eines Tools auf indivi­duelle Bedürfnisse benötigt, ohne dass in dieser Zeit schon Ergeb­nisse geliefert werden können“, erläutert Knoke. Wichtig seien auch passende Schnitt­stellen, die die Weiter­ver­ar­beitung der Ergeb­nisse ermöglichten. Denn auch schon die Ausgabe konso­li­dierter Ergeb­nisse spare Zeit im weiteren Prozess. Besonders bei umfang­reichen Prüfungen ergebe sich laut Knoke ein weiterer Vorteil: „Dadurch, dass wir zu jedem gegebenen Zeitpunkt Zwischen­er­geb­nisse generieren, ist der Prüfungs­prozess sehr effizient steuerbar und wir erkennen noch schneller, wenn es irgendwo hakt.“

Aber auch für kleinere Kanzleien und weniger umfang­reiche Mandate kann angelernte Software helfen, wichtige Infor­ma­tionen aus Datensätzen zu filtern und Inkon­sis­tenzen aufzu­zeigen.  Die Voraus­set­zungen, um das Potential von Legal Tech auszuschöpfen, dürften sich von denen einer Großkanzlei zumindest nicht unter­scheiden: „Man braucht den Mut zum Auspro­bieren und die Bereit­schaft, sich mit den bereits einge­setzten Softwarelösungen zu beschäftigen.“

Die Prüfung in Mandantenhand geben

Eine Effizienzsteigerung ist aber auch durch Produkte möglich, die den Mandanten direkt an die Hand gegeben werden. CMS Hasche Siegle bietet das IT-basierte Tool FPE (Fremdpersonaleinsatz) zur Einzelfallprüfung an. Dieses führt den Mandanten durch eine Datenabfrage und liefert eine Einschätzung, ob Aufträge des Mandanten als Werk- oder Dienstvertrag vergeben werden können. Der Mandant kann die Prüfung mit dem Tool selbst vornehmen und in uneindeutigen Fällen die Kanzlei konsultieren. Die Rechtsanwälte Dr. Frederik Leenen und Eric Loewenthal der Kanzlei CMS Hasche Sigle teilten auf den Legal Transformation Days am 19. Juni 2018 in Berlin Erfahrungen und Tipps aus der inhouse Entwicklung von Legal Tech-Anwendungen: „Die wichtigste Voraussetzung ist es, sich Raum für das Projekt zu schaffen und diesen freizuhalten.“ Bereits die Ideenfindung solle in interdisziplinären Teams sattfinden. Zudem sollten Ansprechpartner für einzelne Projektaufgaben bestimmt werden sowie ein Feedbacksystem etabliert werden.

Um die konkrete Idee mit Wissen zu unterfüttern, müssten vorhandene Datensätze struk­tu­riert erfasst werden. „Hierbei darf nicht in klassi­schen Verträgen gedacht werden. Das Wissen muss statt­dessen in kleinste Infor­ma­ti­ons­ein­heiten unter­teilt werden“, sagten die Anwälte. Für die Entwicklung von FPE konnte die Kanzlei auf die Ergeb­nisse tausender vormals händisch geprüfter Fälle zurückgreifen. „Aber gute Ideen lassen sich auch schon im Kleinen bestätigen“, sagte Leenen. Eine frühe Validierung durch Proto­typen sei ratsam. Danach müsste entschieden werden, wo und wie das Produkt sich in die Kanzleiabläufe einfügen und einen Mehrwert schaffen könnte. Beim anschließenden Businessplan sei zu berücksich­tigen, dass der Erfolg möglicher­weise erst in einigen Jahren spürbar sei und für diesen Zeitraum Budget und perso­nelle Ressourcen zur Verfügung gestellt werden müssten. Eine gelebte Projekt-Infra­struktur sorge dafür, dass die Projekt­fortführung nicht durch andere Alltags­auf­gaben verdrängt oder der Fokus auf den Nutzen des Produktes verloren werde.

Wissen zugänglich machen: Anwaltsblatt-Honorartool

Doch nicht nur Großkanzleien erproben derzeit die Möglichkeiten von Legal Tech. „Wir haben überlegt, wie wir unseren Mitgliedern Inhalte des Anwaltsblattes gezielt zugänglich machen können“, sagt Sabrina Reckin, Wissenschaftliche Referentin des DAV, im Interview. Als Ergebnis dieser Überlegung stellte der Deutsche Anwaltverein zum Anwaltstag 2018 das Anwaltsblatt-Honorartool online, das inzwischen auf einer Software des Legal-Tech-Unternehmen Bryter läuft. Dieses ermöglicht es Nutzern, durch die Beantwortung kurzer Fragen eine Übersicht über die Anforderungen einer wirksamen Vergütungsvereinbarung für das konkrete Mandat zu erhalten, basierend auf den Inhalten des Aufsatzes „Die Vergütungsvereinbarung des Rechtsanwalts“ von N. Schneider. „Ein Textbeitrag erhebt meist Anspruch auf Vollständigkeit – das bedeutet aber automatisch, dass Leser mehr Informationen erhalten, als sie in ihrer konkreten Situation benötigen“, sagte Reckin. „Das Honorartool gibt dem Nutzer stattdessen nur die für den jeweiligen Einzelfall relevanten Passagen und Zusatzinformationen aus.“

Am Anfang der Produkt­ent­wicklung stand die Zerlegung des Artikels in einzelne Gedan­kenstränge nach dem „Was ist, wenn ... ?“-Prinzip. Hierbei gilt es zu filtern, welche Eckpunkte noch abgefragt und welche Inhalte am Ende ausge­geben werden müssen in Abhängigkeit von der Beant­wortung der voran­ge­gan­genen Frage: Handelt es sich um eine Beratung oder eine Vertretung? Zu welchem Zeitpunkt soll die Verein­barung geschlossen werden? Die so entste­henden Gedankenbäume ermöglichen die technische Abbildung des Sachver­halts. „Zu Projekt­beginn haben wir uns mit den Entwicklern zusam­men­ge­setzt und besprochen, was wir uns vorstellen und was technisch möglich ist – und das ist heute meist mehr, als man denkt,“ sagt Reckin. Sie rät Anwältinnen und Anwälten, keine Angst davor zu haben, sich mit den neuen Techno­logien ausein­an­der­zu­setzen, sondern die Chancen zu entdecken, Wissens­wei­tergabe und Arbeitspro­zesse effizi­enter zu gestalten. „Wie kann ich durch den Einsatz von Techno­logien einen Mehrwert für die Nutzer schaffen? Welches Infor­ma­ti­onsbedürfnis will ich erfüllen?“ Konkrete Fragen wie diese sollten bei der Entwicklung stets im Hinterkopf behalten werden. So erstellt das Anwalts­blatt-Honor­artool eine Check­liste für eine wirksame Honorar­ver­ein­barung mit den einschlägigen aktuellen recht­lichen Grund­lagen und wichtigen Entschei­dungen: „Hier wird Anwältinnen und Anwälten Wissen bedarfs­ge­recht zugänglich gemacht“, sagt Reckin, „Und zwar so schnell und einfach, dass es bequem in den Anwalt­salltag passt.“

Laura Knoke im Interview: Technik unterstützt Anwältinnen und Anwälte

Wie Fresh­fields Legal-Tech-Anwen­dungen verwendet, erläutert Laura Knoke ausführlich im Interview mit dem Anwalts­blatt.

Legal Tech Anwendungen unterstützen uns im Rahmen unserer Mandatsarbeit dabei, umfangreiche Datenbestände noch effizienter und präziser zu verarbeiten. Die neuen Technologien ermöglichen es uns, viele Prozesse, die zuvor händisch bearbeitet wurden, zu automatisieren und zu konsolidieren und können die ohnehin sehr eng verzahnte praxis- und standortübergreifende Zusammenarbeit unserer Teams bei globalen Transaktionen erleichtern.

 

Innovative neue Technologien tragen dazu bei, dass wir in vielen Bereichen unserer Arbeit Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit weiter erhöhen und somit oftmals noch kurzfristiger und flexibler auf die Bedürfnisse unserer Mandanten eingehen können. Unser Anspruch ist es, unseren Mandaten weltweit erstklassige, integrierte Beratung aus einer Hand in einer sich stetig wandelnden Welt zu bieten – mit der Expertise, der Kreativität und der Erfahrung unserer internationalen Teams in Kombination mit dem Einsatz innovativer Legal Tech Produkte.

Die Software Kira kann im Wesentlichen aus maschinenlesbaren Datensätzen – etwa Verträgen, Emails oder Klageschriften - Inhalte extrahieren und in der für den Anwalt gewünschten Form wiedergeben. Die Analyse der Datensätze geht dabei über eine reine Schlagwortsuche hinaus und ermöglicht die Suche nach Satzketten, Textblöcken oder Klauseln. Die extrahierten Inhalte, zum Beispiel die im Datensatz enthaltenen kritischen Klauseln, können dann zur Weiterbearbeitung individuell aufbereitet ausgegeben werden: etwa in Tabellenform oder den wesentlichen Inhalten eines Vertrages übersichtlich auf einer Seite. Die Software kann darüber hinaus hilfreiche Statistiken quasi „auf Knopfdruck“ liefern: Wie häufig kommt eine bestimmte Klausel in dem Datensatz vor? Welche wiederkehrenden sonstigen Informationen sind in dem Datensatz enthalten? Die rechtliche Bewertung der so extrahierten Inhalte erfolgt natürlich weiterhin durch Anwälte.

 

Zunächst muss sich die zur Verfügung stehende Daten­basis für den Einsatz dieser Techno­logien eignen, sprich die Daten müssen in maschi­nen­les­barer und ausrei­chend homogener Form vorliegen. Eine Vielzahl handschrift­licher Änderungen oder sprach­licher Varianzen in den Dokumenten, schlechte Scanqualität und große Unter­schiede im Format der zu unter­su­chenden Daten (Emails, Verträge, sonstige Texte, Änderungen und Vertrags­be­en­di­gungen in separaten Dokumenten), können dem entge­gen­stehen. Die konkrete Aufgabe muss einen signi­fi­kanten Anteil wieder­keh­render und gleichförmiger Arbeit enthalten, damit sich der Einsatz und gegebe­nen­falls das Trainieren einer Techno­logie lohnt. Dann können Inhalte zuverlässig gefunden und Inkon­sis­tenzen in der Prüfung zügig aufge­deckt werden. 

Das jeweils einge­setzte Tool muss überdies das Ergebnis in der für ein bestimmtes Mandat gewünschten Form liefern können. Beispiels­weise wäre eine reine Stich­wortsuche oder Suche nach einem bestimmten Datum mit Kira sehr zeitauf­wendig und damit weniger inter­essant. Hierfür gibt es geeig­netere Tools. Bei der Planung ist insbe­sondere die Zeit zu beachten, die das antrai­nieren eines Tools auf indivi­duelle Bedürfnisse benötigt, ohne dass in dieser Zeit schon Ergeb­nisse geliefert werden können. Auch wenn das Tool nicht den von einem Mandanten gewünschten Output liefern kann und zum Beispiel nur einen Bericht in einem vorbe­stimmten Format liefert, ist dies für die Planung entscheidend.

Bei Freshfields kümmern sich eingespielte Teams aus Anwälten und Legal Tech Spezialisten um das Anlernen des Systems. In diesen Teams wird auch entschieden, ob sich der Einsatz von Software in einem konkreten Mandat anbietet und welche Anwendungen am besten geeignet sind. 

 

Viele Tools sind bereits vom Hersteller mit Funktionalitäten, zum Beispiel zur Suche nach bestimmten bereits trainierten Klauseln ausgestattet, so dass die Ergebnisse sofort nutzbar sind. Muss die Software aber erst trainiert oder mehrere Tools miteinander kombiniert werden, hängt es von der Datenmenge und –komplexität ab, ab wann die Ergebnisse nutzbar sind. Unser Ziel ist es natürlich, diese Zeitspanne jeweils so gering wie möglich zu halten.

 

Die Zeitersparnis an sich ist sicherlich bei Mandaten mit mehreren tausend Dokumenten am deutlichsten spürbar, aber der Einsatz einer Software kann auch schon bei kleineren Datenmengen sinnvoll sein. Diese Entscheidung treffen wir im Team im individuellen Fall und auf die Erfordernisse des Mandats abgestimmt.

Ein klarer Vorteil bei der softwaregestützten Dokumentenüberprüfung ist der Zeitgewinn gegenüber der herkömmlichen Bearbeitung. Nicht nur die Prüfung selbst ist schneller, die Ergebnisse werden auch konsolidiert ausgegeben, ohne dass dies weiteren Zeiteinsatz erfordert. Darüber hinaus können wir auf Mandantenwünsche noch besser eingehen und das Ergebnis der Überprüfung kurzfristig anpassen, abwandeln und reproduzieren. Dadurch, dass wir zu jedem gegebenen Zeitpunkt Zwischenergebnisse generieren, ist der Prüfungsprozess sehr effizient steuerbar und wir erkennen noch schneller, wenn es irgendwo hakt.

 


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